Branża eventowa w ostatnich latach przechodzi wyraźną transformację. Rosnące oczekiwania klientów, dynamiczny rozwój technologii i coraz większy nacisk na mierzalne efekty sprawiają, że wydarzenia przestają być jedynie narzędziem komunikacji. Stają się przestrzenią budowania doświadczeń, relacji i realnej wartości – zarówno dla uczestników, jak i dla biznesu.

Ta zmiana redefiniuje rolę event managera, który dziś nie jest już wyłącznie organizatorem, ale strategiem, projektantem doświadczeń i partnerem w realizacji celów biznesowych.

W tym kontekście premiera książki „Vademecum współczesnego Event Managera” to ważny głos w branży MICE. Publikacja porządkuje wiedzę, łączy perspektywy praktyków i pokazuje, w jakim kierunku zmierza współczesny event management.

Jedną z jej autorek i inicjatorką projektu jest Alexandra Kunowska – przedsiębiorczyni, liderka projektów w branży MICE, założycielka marki ModraSova oraz współtwórczyni rozwiązań technologicznych wspierających zarządzanie wydarzeniami. Od lat łączy doświadczenie operacyjne z podejściem strategicznym, dzieląc się wiedzą jako wykładowczyni, prelegentka i mentorka.

O kulisach powstania książki, wyzwaniach branży i tym, co dziś naprawdę decyduje o wartości wydarzeń, rozmawiamy właśnie z nią.

Redakcja portalu MojeKonferencje.pl: Jak zaczęła się Twoja droga w branży eventowej i co sprawiło, że właśnie w tym kierunku rozwinęłaś swoją karierę?

Alexandra Kunowska: Moja droga do branży eventowej zaczęła się dużo wcześniej, niż sama to sobie uświadomiłam. Już jako nastolatka bardzo angażowałam się w działalność harcerską – organizowałam biwaki, obozy, różne inicjatywy. To tam po raz pierwszy zetknęłam się z planowaniem, logistyką, odpowiedzialnością za ludzi i tworzeniem doświadczeń, choć wtedy oczywiście nikt nie nazywał tego event managementem.

Później, w czasie studiów, pracowałam jako animator i rezydent co roku w innym kraju. To była ogromna szkoła życia i praktyczna lekcja branży hospitality: poznawałam atrakcje turystyczne, organizację wycieczek, pracę hoteli, obsługę gościa, różnice kulturowe. Tuż po studiach, kiedy pojawił się pierwszy boom na tanie linie lotnicze, organizowałam city breaki dla obcokrajowców odwiedzających Polskę.

Następnie przyszło hotelarstwo – 13 lat pracy, z czego przez około 7 lat byłam już bardzo blisko branży eventowej, najpierw jako event manager, później w dziale sprzedaży, a finalnie jako manager tego obszaru. To był etap, który nauczył mnie wysokich standardów operacyjnych, sprzedaży, relacji z klientem i pracy pod dużą presją.

Od ostatnich kilku lat prowadzę własną markę ModraSova, która organizuje kreatywne warsztaty podczas wydarzeń, projektując doświadczenia dla uczestników eventów w zupełnie innym, bardziej refleksyjnym i angażującym wymiarze.

Równolegle od lat dzielę się wiedzą, przez 9 lat jako wykładowczyni, i od ponad dekady jako prelegentka i panelistka na konferencjach branżowych, obecnie również jako autorka książek.

A co sprawiło, że rozwijałam się właśnie w tym kierunku? Myślę, że przede wszystkim naturalna ciekawość świata i chęć poznawania nowych obszarów. Ale też mam w sobie coś, co sprawia, że we wszystkim, co robię, daję z siebie 120%. I często to właśnie otwierało przede mną kolejne drzwi. Można powiedzieć, że nowe możliwości przychodziły „same”, ale wiem, ile pracy, energii i konsekwencji za tym stało.

MK: Jakie doświadczenia z pracy w ModraSova i przy MICE Master ERP najbardziej wpłynęły na Twoje podejście do eventów?

AK: Największą wartością, jaką wniosłam do świata eventów z hotelarstwa, była struktura. Hotelarstwo jest branżą bardzo uporządkowaną, opartą na standardach, procedurach, procesach i przewidywalności. Branża eventowa bywa z kolei bardziej spontaniczna, elastyczna, czasem wręcz chaotyczna. Ja od początku chciałam połączyć te dwa światy.

W ModraSova stworzyliśmy procesy, standardy działania i jasne struktury, mimo że jesteśmy mikrofirmą. Dla niektórych mogło wydawać się to przesadą. Dla mnie było fundamentem skalowania. To uporządkowanie pozwoliło mi budować kolejne projekty, rozwijać nowe marki, takie jak Next Level Academy czy Kuźnia Autorów, w ramach której powstało m.in. „Vademecum współczesnego Event Managera”.

Drugim ważnym elementem był MICE Master ERP – system, który stworzyliśmy „pod siebie”, odpowiadając na realne potrzeby naszej organizacji. To był już nasz drugi system, pierwszy był dobry na start, ale nie rozwijał się razem z firmą.

Dziś dzięki technologii, procesom, standardom i świetnemu zespołowi mogę prowadzić firmę strategicznie, bez konieczności bycia w każdej operacji. Nadal zarządzam, ale nie muszę wszystkiego dotykać osobiście. I to jest dla mnie definicja dojrzałego biznesu, kiedy firma działa nie dlatego, że właściciel jest obecny, ale dlatego, że została dobrze zaprojektowana.

MK: Czym dla Ciebie dziś jest bycie event managerem – i jak ta rola zmieniła się na przestrzeni lat?

AK: Czasem śmieję się, że już nie wiem, czy jestem jeszcze czynnym event managerem, ponieważ operacyjnie od dawna nie działam tak, jak kiedyś, bo mam zespół, któremu ufam i który robi fantastyczną pracę. Ale patrząc szerzej, event manager dziś to już nie organizator wydarzeń. To strateg, doradca klienta, producent emocji i doświadczeń oraz lider projektu, który łączy biznes, logistykę, psychologię uczestnika, komunikację i umiejętność reagowania na zmiany tu i teraz.

Współczesny event manager nie sprzedaje „wydarzenia”. On projektuje przeżycie, które zostawia ślad w emocjach uczestników, w relacjach, w marce klienta i w efektach biznesowych. I chyba właśnie to najbardziej zmieniło się na przestrzeni lat – z organizowania eventów przeszliśmy do świadomego projektowania doświadczeń.

MK: Co było główną inspiracją do napisania książki „Vademecum współczesnego Event Managera”?

AK: Inspiracja była prosta – mam poczucie, że w naszej branży krąży ogrom praktycznej wiedzy, ale najczęściej zostaje ona na konferencjach, szkoleniach albo w kuluarowych rozmowach. Szkoda, bo to często bardzo wartościowe doświadczenia i dobre praktyki, z których inni mogliby realnie korzystać.

Pomyślałam więc, że warto stworzyć publikację, do której można wracać – taką pisaną przez ludzi z branży, którzy znają ją od środka. Taką, która nie opowiada samej teorii, tylko pokazuje, jak to naprawdę wygląda w praktyce. Na polskim rynku po prostu brakowało takiej książki dla branży MICE. I to był dobry moment, żeby tę lukę wypełnić.

MK: Jakie problemy i wyzwania branży eventowej chciałaś szczególnie podkreślić w tej publikacji?

AK: W moich rozdziałach poruszam dwa tematy, które są mi szczególnie bliskie. Pierwszy to zarządzanie firmą eventową. W naszej branży wiele firm jest mocno opartych na właścicielu, który sprzedaje, ofertuje, podejmuje decyzje, robi zakupy, bywa na realizacjach… i kiedy go nie ma, często „nie ma też firmy”. Ja stawiam więc pytanie: co wtedy robi organizacja i jak zbudować biznes, który działa także bez właściciela przy każdym procesie? O tym właśnie piszę w rozdziale Szef na urlopie, firma na autopilocie.

Drugi temat dotyczy mentoringu – metody rozwojowej, z której sama korzystam i którą wspieram swoich klientów. Uważam, że nasza branża bardzo tego potrzebuje. Tempo zmian jest ogromne – technologia, oczekiwania klientów, zmiana pokoleniowa – wszystko dzieje się bardzo szybko. Praktyczne przekazywanie wiedzy i doświadczeń może nam pomóc za tym nadążyć. O ile tylko będziemy na to otwarci.

I to jest też siła „Vademecum współczesnego Event Managera” – pisze ją ze mną jeszcze ośmioro autorów, z których każdy wnosi swoją perspektywę, doświadczenia i rozwiązania z obszarów, które zna najlepiej. Dzięki temu powstała publikacja wielogłosowa, praktyczna i bardzo osadzona w realiach branży.

MK: Co oznacza dla Ciebie koncepcja „gościnności 2.0” i jak można ją wdrażać w praktyce?

AK: Dla mnie gościnność 2.0 to coś więcej niż dobra obsługa. To uważność na człowieka, umiejętność przewidywania jego potrzeb i tworzenie doświadczenia, w którym gość czuje się naprawdę zaopiekowany zanim jeszcze zdąży o coś poprosić. To jest ten poziom, w którym nie realizujemy usługi, tylko budujemy relację i emocje wokół niej.

Jak wdrażać to w praktyce? Przede wszystkim przez kulturę organizacyjną, dobre szkolenia i budowanie w zespołach poczucia, że gościnność to postawa, a nie procedura.

Nurkuję, więc dość często latam do Egiptu i przy okazji spędzam czas w hotelach all inclusive. I powiem szczerze, że tam regularnie doświadczam już nie gościnności 2.0, tylko 3.0. Ci ludzie naprawdę wyprzedzają potrzeby gościa. Są obecni, uważni, pomocni i autentycznie nastawieni na człowieka. Oczywiście wynika to pewnie częściowo z kultury, częściowo z modelu pracy, ale efekt jest taki, że jako gość czujesz się po prostu ważny.

Powiem przewrotnie – wielu polskich hotelarzy wysłałabym na szkolenie z gościnności właśnie do Egiptu. Myślę, że moglibyśmy się tam sporo nauczyć. I mam poczucie, że to temat, o którym jeszcze kiedyś napiszę coś więcej.

MK: Jakie są dziś największe wyzwania, z którymi mierzą się event managerowie?

AK: To zależy, bo branża eventowa jest bardzo szeroka i każdy patrzy na nią ze swojej perspektywy i to jest całkowicie naturalne. Cokolwiek powiem, znajdą się osoby, które wskażą inne wyzwania. I słusznie.

Z mojej perspektywy jednym z największych problemów jest dziś bardzo krótkie okno rezerwacyjne, czyli czas od momentu pojawienia się zapytania do realizacji wydarzenia. Jest on coraz krótszy, a jednocześnie oczekiwania klientów są coraz większe. Klient chce szybko, dobrze, kreatywnie i najlepiej „szyte na miarę”.
A prawda jest taka, że do przygotowania wartościowego eventu potrzebny jest czas na pomysł, logistykę, dopracowanie detali i dobranie odpowiednich partnerów. Nie wszystko da się zrobić jakościowo „na już”, bo po prostu mamy ograniczone moce przerobowe.

Oczywiście wyzwań jest znacznie więcej, ale to pierwszy temat, który dziś przychodzi mi do głowy jako bardzo powszechny w naszej branży.

MK: Jak zmieniły się oczekiwania klientów wobec wydarzeń w ostatnich latach?

AK: Klienci są dziś bardzo różni. Nadal mamy sporą grupę klientów z podejściem „róbmy tak, jak zawsze było”. Działają według sprawdzonych schematów, nie szukają nowości i dobrze czują się w tym, co znane. I to też jest w porządku, nie każdy event musi być rewolucją.

Mamy też klientów, którzy chcą nowości, ale czasem trochę „hurtem” – dużo trendów, dużo inspiracji, dużo pomysłów, nie zawsze z refleksją, czy to rzeczywiście pasuje do celu wydarzenia.

I jest trzecia grupa – moi ulubieni klienci – ci świadomi. Tacy, którzy chcą projektować wydarzenia odpowiedzialnie z myślą o uczestniku, środowisku i jakości doświadczenia. To są ambitne projekty, przy których obie strony uczą się od siebie nawzajem. Takie eventy projektuje się z prawdziwą przyjemnością.

Z perspektywy ModraSova widzę jeszcze jedną ciekawą zmianę – ludzie coraz bardziej cenią powrót do prostoty. Bycie tu i teraz, refleksję, spokojną rozmowę, chwilę oddechu, a czasem nawet symboliczny powrót do dzieciństwa i kreatywności. I właśnie to dają nasze warsztaty.

Co ciekawe, klienci często sami nie wiedzą do końca, czego potrzebują. My projektujemy rozwiązanie intuicyjnie, bazując na wywiadzie i doświadczeniu, a potem słyszymy: „właśnie o to nam chodziło”. I bardzo często nie chodzi o spektakularny efekt wow, tylko o prosty, dobrze przemyślany koncept.

Oczywiście wszystko zależy od celu wydarzenia, różne eventy mają różne potrzeby. Mówię tu wyłącznie ze swojej perspektywy jako usługodawcy. Bo gdybym miała opowiedzieć o każdym aspekcie… wyszłaby kolejna książka (śmiech).

MK: Jaką rolę w organizacji eventów odgrywa dziś technologia i dane?

AK: Technologia i dane odgrywają dziś ogromną rolę – pomagają lepiej zrozumieć uczestników, personalizować doświadczenia i podejmować trafniejsze decyzje biznesowe. Dzięki nim eventy mogą być bardziej efektywne, mierzalne i lepiej dopasowane do realnych potrzeb odbiorców.

To nie jest akurat moja główna specjalizacja, bliżej mi do projektowania doświadczeń i pracy z człowiekiem, ale z perspektywy obserwacji rynku widzę wyraźnie, że najlepsze wydarzenia przyszłości będą łączyły jedno i drugie – mądrze wykorzystaną technologię i autentyczne, ludzkie doświadczenie.

MK: Gdzie Twoim zdaniem kończy się logistyka, a zaczyna „projektowanie doświadczeń” w eventach?

AK: Logistyka odpowiada na pytanie: czy wszystko działa. Projektowanie doświadczeń odpowiada na pytanie: co człowiek poczuje, zapamięta i z czym wyjdzie z wydarzenia. Moim zdaniem jedno nie istnieje bez drugiego. Dobrze zorganizowany event to podstawa, ale dopiero świadome projektowanie emocji, interakcji i atmosfery sprawia, że wydarzenie staje się naprawdę wartościowym doświadczeniem, a nie tylko sprawnie zrealizowanym projektem.

MK: Co w pracy event managera jest najbardziej niedoceniane przez osoby spoza branży?

AK: Myślę, że przede wszystkim skala złożoności tej pracy. Osobom spoza branży często wydaje się, że event trwa tyle, ile są w nim uczestnicy – kilka godzin, jeden dzień, czasem weekend. Nie widać tego, co dzieje się wcześniej i ile warstw ma organizacja takiego przedsięwzięcia.

To miesiące planowania, dziesiątki decyzji, setki maili, koordynacja ludzi, dostawców, budżetów, logistyki i nieustanne reagowanie na zmiany. Dlatego kiedy ktoś pyta, dlaczego to tyle kosztuje, to odpowiedź brzmi: bo płaci nie tylko za efekt końcowy, ale za cały proces, know-how i odpowiedzialność, która za tym stoi.

Zresztą, kiedy ktoś słyszy „event manager”, często mówi „Aaa, fajnie, jeździsz sobie na eventy”. Uśmiecham się wtedy, bo wiem, że żadne krótkie tłumaczenie nie odda tego, jak ta praca naprawdę wygląda od środka.

MK: Jak dbasz o własny dobrostan w tak wymagającej i dynamicznej pracy?

AK: Przede wszystkim pracuję interwałami i mam swoje rytuały, których pilnuję. To mój fundament. Dzień zaczynam wcześnie, około 6:00 rano czytam książkę, a o 8:00 jadę na trening fizyczny. Później pracuję w rytmie 90-minutowym, bo wiem, że wtedy jestem najbardziej efektywna. Po każdym takim bloku robię krótką przerwę, podczas której np. podlewam kwiaty, jem śniadanie, wstawiam pranie, robię coś prostego, co odciąga mnie od komputera i zmusza do ruchu. To mnie świetnie resetuje.

Około 15:00 idę na spacer z psem. Mieszkam blisko lasu, więc przy okazji się dotleniam i wyciszam. Wieczorem robię jeszcze spokojniejszy trening typu joga, stretching, a dzień kończę kolejnym spacerem.

Z boku może wyglądać, że to dużo, ale dla mnie to nie są obowiązki, tylko źródło energii. Dzięki temu utrzymuję dobrą kondycję fizyczną, psychiczną i mentalną. I to, co opisałam, jest dla mnie naprawdę święte – nie traktuję tego jako dodatku, tylko jako część mojego życia i pracy.

MK: Jakie kompetencje są dziś kluczowe dla osób, które chcą wejść do branży eventowej?

AK: Na pewno transparentna komunikacja – jasna, konkretna i uczciwa. W naszej branży niedopowiedzenia bardzo szybko zamieniają się w problemy, dlatego umiejętność dobrej komunikacji to absolutna podstawa.

Druga rzecz to empatia i cierpliwość. Pracujemy z ludźmi – z klientami, zespołami, dostawcami, uczestnikami, a każdy ma inną perspektywę, inne potrzeby i inny poziom stresu. Umiejętność słuchania, zrozumienia drugiej strony i zachowania spokoju są mega ważne.

Dodałabym do tego jeszcze elastyczność, bo w eventach nie zawsze wszystko idzie dokładnie według planu. Trzeba umieć szybko reagować, szukać rozwiązań i nie tracić głowy, kiedy pojawiają się zmiany.

Bardzo ważna jest też dobra organizacja pracy, czyli umiejętność priorytetyzacji, planowania i trzymania wielu wątków jednocześnie. I na koniec energia oraz nastawienie do ludzi. To branża relacyjna. Kompetencje można rozwijać, ale otwartość, dobra energia i chęć współpracy bardzo pomagają wejść do tego świata i dobrze się w nim odnaleźć.

MK: Jaką jedną rzecz chciałabyś, żeby każdy uczestnik eventów zrozumiał o pracy organizatorów?

AK: Że za kilkoma godzinami wydarzenia stoi często kilka miesięcy pracy wielu ludzi. To, co uczestnik widzi na końcu – scenę, program, atmosferę, płynny przebieg wydarzenia, to tylko wierzchołek góry lodowej. Pod spodem są setki decyzji, dziesiątki spotkań, logistyka, budżety, koordynacja dostawców, scenariusze awaryjne i ogromna odpowiedzialność za każdy detal. Bardzo często to także praca pod presją czasu, stres i szybkie reagowanie na rzeczy, których gość nawet nie zauważy.

Największym komplementem dla organizatora jest moment, kiedy uczestnik mówi „wszystko było dopięte, czułem się świetnie”. Bo za tą lekkością odbioru stoi naprawdę ciężka, dobrze zaplanowana praca wielu osób.

MK: Co chciałabyś, żeby czytelnicy wynieśli z książki „Vademecum współczesnego Event Managera”?

AK: Chciałabym, żeby każdy wyniósł z tej książki to, co jest ważne właśnie dla niego. To publikacja złożona z 10 rozdziałów i napisana z różnych perspektyw, dlatego wierzę, że odnajdą się w niej zarówno doświadczeni praktycy, jak i osoby, które dopiero zaczynają swoją drogę w branży.

Dla mnie najważniejsze jest to, żeby czytelnik zabrał z niej choć jedną konkretną rzecz – myśl, rozwiązanie, inspirację albo dobrą praktykę i wdrożył ją do swojej pracy czy swojego życia. Jeśli tak się stanie, to znaczy, że osiągnęliśmy swój cel.

Właśnie o to chodziło, żeby nie tylko opowiedzieć o branży, ale ułatwić działanie, zainspirować i podpowiedzieć coś wartościowego. A ponieważ każdy czytelnik ma inne doświadczenia, inne wyzwania i inne potrzeby, jestem spokojna, że każdy znajdzie w tej książce coś dla siebie.

Na koniec tej rozmowy trudno nie odnieść wrażenia, że współczesne eventy to już nie tylko realizacja scenariusza, ale świadome tworzenie doświadczeń, które mają znaczenie – dla ludzi, relacji i biznesu. „Vademecum współczesnego Event Managera” idealnie wpisuje się w ten kierunek, łącząc praktykę z refleksją i pokazując, że branża eventowa dojrzewa – staje się bardziej uważna, odpowiedzialna i świadoma swojej roli.

Alexandrze Kunowskiej dziękujemy za rozmowę oraz podzielenie się swoim doświadczeniem i perspektywą. A wszystkim osobom związanym z branżą – życzymy odwagi do projektowania wydarzeń, które nie tylko „się udają”, ale naprawdę coś zmieniają.

ZAMÓW „Vademecum współczesnego Event Managera”