Branża eventowa w 2025 roku wkracza w nową erę, w której technologie, personalizacja i zrównoważony rozwój odgrywają kluczową rolę. Organizatorzy wydarzeń mierzą się z dynamicznie rosnącymi oczekiwaniami uczestników – zarówno w zakresie formatu spotkań, jak i ich oprawy oraz wartości merytorycznej. Firmy coraz częściej stawiają na nowoczesne technologie, takie jak VR, AR czy AI, ale również na wydarzenia kameralne, ekskluzywne i dostosowane do indywidualnych potrzeb uczestników.

Jakie zmiany czekają branżę w nadchodzących miesiącach? Jakie wyzwania i szanse stoją przed organizatorami? Odpowiedzi udzielają eksperci związani z branżą eventową. Zapraszamy na część 1.

I Wydarzenia jako doświadczenie – era immersji i personalizacji


Joanna Guderczyk, Head of Events w Concordia Design Poznań, podkreśla, że eventy biznesowe nie są już jedynie konferencjami, ale stają się wielowymiarowymi doświadczeniami. Organizatorzy muszą dostosować się do oczekiwań uczestników i zapewnić im pełne zaangażowanie.

„Branża eventowa w 2025 roku przechodzi dynamiczne zmiany, napędzane nowymi technologiami, zmieniającymi się oczekiwaniami uczestników oraz rosnącym naciskiem na zrównoważony rozwój. Jako osoba zarządzająca dużym centrum konferencyjnym obserwuję kilka kluczowych trendów, które w najbliższych miesiącach będą kształtować rynek eventów biznesowych. Po pierwsze – trend traktowania eventu jako doświadczenia, z personalizacją i immersją. W 2025 roku wydarzenia biznesowe nie są już tylko konferencjami czy targami, ale wielowymiarowymi doświadczeniami – i takie są też oczekiwania klientów, które wybrzmiewają podczas współpracy”.

Ekspertka wskazuje także na rosnącą rolę AI w personalizacji wydarzeń.

„Widzimy również wzrost znaczenia personalizacji treści dzięki AI. Ważne jest również interaktywne wykorzystanie przestrzeni z użyciem VR czy angażujące formaty networkingowe, jak np. matchmaking oparty na analizie danych. Dzięki takim działaniom uczestnicy czują większą wartość z udziału w eventach”.

Podobnego zdania są Małgorzata Kopczyk i Aleksandra Makles, właścicielki firmy Krawat i Muszka, które wskazują na konieczność budowania emocjonalnego zaangażowania uczestników.

„Eventy 2025 to emocje, doświadczenie i personalizacja. Firmy nie chcą już „kolejnego standardowego spotkania”, lecz wydarzenia, które zostawi trwały ślad w pamięci uczestników, angażując ich na wielu poziomach – zmysłowym, emocjonalnym i intelektualnym. Liczyć się będzie element zaskoczenia, storytelling oraz technologia”.

Co więcej, ekspertki podkreślają, że wydarzenia powinny tworzyć trwałą więź między uczestnikami a marką.


„Wydarzenia mają tworzyć więź z marką, poprzez ich dopasowanie do wartości i misji danej firmy, tym samym wzmacniając zaangażowanie i lojalność pracowników”.

Mateusz Zieliński, New Business Director z Profitroom, dodaje, że technologia będzie kluczowym narzędziem do budowania angażujących wydarzeń.

„Uczestnicy nie chcą być jedynie biernymi obserwatorami – oczekują angażujących form, które pozwolą im w pełni zanurzyć się w wydarzeniu. Coraz częściej wykorzystywane będą technologie AR i VR, interaktywne scenografię oraz multisensoryczne atrakcje angażujące wzrok, słuch, dotyk, a nawet zapach”.

Podobne podejście do roli wydarzeń prezentuje Krzysztof Jaskóła – Convention Sales Manager Vienna House by Wyndham Andel’s Łódź. Zwraca on uwagę, że w 2025 roku klienci oczekują od spotkań nie tylko efektywności, ale też wyjątkowej atmosfery i inspirujących doświadczeń.

„Lojalność i doświadczenia – programy lojalnościowe, jak Wyndham Rewards, zyskują na znaczeniu, a uczestnicy szukają wydarzeń, które oferują coś więcej niż standardową konferencję. Emocje i klimat – klienci oczekują, że spotkania biznesowe będą nie tylko efektywne, ale także pełne inspiracji i wyjątkowej atmosfery. Vienna House by Wyndham Andel’s Łódź dostosowuje się do tych zmian, oferując nowoczesne rozwiązania i gotowość na każde wyzwanie. MICE to już nie tylko liczby – to ludzie, relacje i niezapomniane doświadczenia”.

Na potrzebę intensyfikacji wrażeń zmysłowych podczas wydarzeń zwraca uwagę również Katarzyna Zygmunt, Dyrektor Sprzedaży w Focus Hotel Premium.

„Choć organizatorzy wydarzeń kładą nacisk na dominację nowoczesnych technologii, ekologii i personalizacji, w rzeczywistości konferencje wciąż opierają się głównie na klasycznych rozwiązaniach technologicznych. Moim zdaniem w 2025 roku trendem stanie się skupienie na odczuciach uczestników – angażowanie ich zmysłów poprzez dźwięki, smaki, zapachy i emocjonalne bodźce. To właśnie te doświadczenia sprawiają, że wydarzenia pozostają w pamięci, wyróżniając się na tle innych”.

Podobnie uważa Kamil Ziętara, MICE Manager w Grano Hotel, który zwraca uwagę na wzrost znaczenia całościowego doświadczenia uczestnika.

„Coraz większą rolę odgrywa całościowe doświadczenie uczestnika – z elementami wellness, dopracowanym designem i możliwością współtworzenia agendy. Dla klientów liczą się elastyczność, emocje i realna wartość biznesowa”.

II Hybrydowe eventy nowej generacji


Adam Latek, CEO Latek Hotels, zwraca uwagę, że wydarzenia hybrydowe stały się już standardem, a ich rozwój w 2025 roku będzie kontynuowany.

„Model organizacji konferencji za pomocą streamingu oraz relacji LIVE daje większe możliwości zaistnienia na wielu kontynentach kuli ziemskiej oraz poszerzenia liczby uczestników online. Eventy powyżej 500 osób stają się eventami, gdzie nawet 60% uczestników korzysta z możliwości uczestnictwa online. Tym sposobem nie ogranicza nas sala, bo zawsze możemy mieć ilość ograniczoną dla uczestników fizycznie obecnych i dać większe możliwości zakupu uczestnictwa online”.

Ekspert podkreśla również, że technologia znacząco wpływa na proces rejestracji i zarządzania wydarzeniami.

„Obecnie możliwości rejestracji za pośrednictwem linków do stron dają większe możliwości szybszej rejestracji uczestników wydarzeń. Społecznie szybko wchodzimy w ograniczenie druku oraz bycie eco friendly. Jesteśmy już świadomym społeczeństwem, gdzie zrównoważony rozwój wszedł do eventów. Organizatorzy kreują systemy wejściówek przez kody QR czyli Quick Response, gdzie w zeszłym roku obchodziliśmy 30-lecie powstania QR-kodu wygenerowaną przez japońską firmę Deso Wave. Od kilku lat korzystamy również z aplikacji czytając program eventów i kongresów. QR-cody pomagają nam prowadzić networking. Aplikacje dedykowane na eventy w naszych przenośnych urządzeniach są tylko na okres trwania eventów. Kolejnym narzędziem i technologią stało się NFC. Pomaga nam nie tylko podczas dokonywania płatności za pośrednictwem Smartfona, ale również w innych czynnościach. W obecnych czasach technologie NFC pozwoliły nam nawet przesyłać za pośrednictwem zbliżenia telefonu udostępnienie numeru telefonu”.

Joanna Guderczyk zauważa, że hybrydowe wydarzenia w 2025 roku wejdą na nowy poziom za sprawą sztucznej inteligencji i rozszerzonej rzeczywistości.

„Ważnym trendem są hybrydowe wydarzenia nowej generacji. Choć wydarzenia stacjonarne odzyskały swoją pozycję po pandemii, format hybrydowy nadal jest standardem. W 2025 roku widzimy jednak jego nową odsłonę – z bardziej interaktywnymi platformami, zaawansowaną rzeczywistością rozszerzoną (AR) oraz rozwiązaniami opartymi na sztucznej inteligencji (AI), które personalizują doświadczenia uczestników”.

Piotr Tabor, Prezes Zarządu Hotele i Gastronomia PLUS, wskazuje, że hybrydowe wydarzenia to także szansa na lepszy networking i personalizację doświadczeń.

„Firmy będą stawiać na hybrydowe formaty, zrównoważony rozwój i ESG. Jeszcze ważniejsze stanie się doświadczenie uczestników – interaktywne atrakcje, networking i well-being”.

III Ekologia i ESG – zrównoważone eventy to konieczność, nie wybór


Zrównoważony rozwój jest jednym z kluczowych trendów w organizacji wydarzeń. Andrzej Pogorzała, Cluster Director of Sales & Marketing z Radisson, wskazuje, że firmy coraz częściej wybierają ekologiczne rozwiązania.

„W 2025 roku kluczowe trendy w organizacji konferencji to ekologia i personalizacja. Firmy wybierają hotele z certyfikatami ekologicznymi, minimalizujące odpady i korzystające z lokalnych produktów”.

Joanna Guderczyk potwierdza ten trend, wskazując na konkretne działania w Concordia Design.

„ESG, ekologia i odpowiedzialność społeczna to już nie tylko dodatek, ale kluczowy element strategii eventowej. Firmy organizujące wydarzenia coraz częściej wybierają lokalizacje oferujące zielone rozwiązania, jak np. zeroemisyjne hale, catering bazujący na lokalnych produktach czy redukcję plastikowych materiałów promocyjnych”.

Mateusz Zieliński zwraca uwagę, że ekologia to już nie tylko dodatkowy element wydarzeń, ale ich fundamentalna część.

„Rośnie także znaczenie ekologii – wydarzenia muszą być zero waste i zgodne z zasadami zrównoważonego rozwoju”.

Z kolei Kamil Ziętara dodaje, że dla firm coraz większe znaczenie ma wybór obiektów, które spełniają konkretne kryteria środowiskowe.

„Zrównoważony rozwój staje się kluczowy – firmy zaczynają wybierać te obiekty i wydarzenia, które spełniają standardy ESG”.

Wydarzenia nie tylko stają się bardziej ekologiczne, ale także coraz częściej koncentrują się na wellbeingu uczestników, co podkreśla Mateusz Zieliński.

„Popularność zyskują kameralne eventy premium z elementami wellbeing – uczestnicy mogą spodziewać się stref relaksu, warsztatów mindfulness czy zdrowego cateringu. W ten sposób eventy staną się nie tylko okazją do zdobywania wiedzy, ale też regeneracji i budowania autentycznych więzi”.

Małgorzata Kopczyk i Aleksandra Makles wskazują, że ekologia łączy się również z koncepcją wydarzeń premium.

„Firmy coraz częściej stawiać będą również na kameralne, personalizowane i ekskluzywne wydarzenia w duchu wellbeingu np. łącząc spotkania biznesowe z mindfulness czy slow food experiences”.

Adam Latek zauważa, że technologia odgrywa kluczową rolę w redukcji odpadów i promowaniu zrównoważonych rozwiązań.

„Obecnie możliwości rejestracji za pośrednictwem linków do stron dają większe możliwości szybszej rejestracji uczestników wydarzeń. Społecznie szybko wchodzimy w ograniczenie druku oraz bycie eco friendly. Jesteśmy już świadomym społeczeństwem, gdzie zrównoważony rozwój wszedł do eventów. Organizatorzy kreują systemy wejściówek przez kody QR czyli Quick Response, gdzie w zeszłym roku obchodziliśmy 30-lecie powstania QR-kodu wygenerowaną przez japońską firmę Deso Wave. Od kilku lat korzystamy również z aplikacji czytając program eventów i kongresów. QR-cody pomagają nam prowadzić networking. Aplikacje dedykowane na eventy w naszych przenośnych urządzeniach są tylko na okres trwania eventów. Kolejnym narzędziem i technologią stało się NFC. Pomaga nam nie tylko podczas dokonywania płatności za pośrednictwem Smartfona, ale również w innych czynnościach. W obecnych czasach technologie NFC pozwoliły nam nawet przesyłać za pośrednictwem zbliżenia telefonu udostępnienie numeru telefonu”.

Pierwsza część naszego cyklu pokazała, jak dynamicznie zmienia się branża eventowa, wchodząc w nową erę immersyjnych doświadczeń, hybrydowych wydarzeń i rosnącego znaczenia zrównoważonego rozwoju. To jednak dopiero początek! W drugiej części przyjrzymy się bliżej nowym trendom w gastronomii eventowej, roli nowoczesnych event plannerów oraz wyzwaniom związanym z bezpieczeństwem uczestników. Trzecia część będzie natomiast poświęcona najnowszym technologiom w organizacji wydarzeń oraz zmianom w oczekiwaniach uczestników.