Po omówieniu w części pierwszej najważniejszych trendów w budowaniu doświadczeń uczestników, rozwoju wydarzeń hybrydowych i rosnącej roli zrównoważonego rozwoju, a w części drugiej – znaczenia gastronomii, bezpieczeństwa i profesjonalnej obsługi eventów – czas na trzeci, ostatni etap naszej analizy. W tej części skupimy się na nowych technologiach, takich jak sztuczna inteligencja, oraz zmieniających się oczekiwaniach uczestników, które coraz wyraźniej wpływają na sposób organizacji wydarzeń.

VII Nowe technologie w organizacji wydarzeń


Nowoczesne technologie coraz częściej pojawiają się nie tylko w procesie rejestracji, ale również w samym przebiegu wydarzeń. Adam Latek, CEO Latek Hotels, wskazuje na innowacyjne rozwiązania, które mogą podnieść komfort uczestników podczas konferencji i targów.

„Trafnym rozwiązaniem jest możliwość organizacji paneli dyskusyjnych podczas odbywających się targów. Idealnym rozwiązaniem są dedykowane słuchawki nauszne znajdujące się na oparciu krzesła, które dają nam komfort słuchania panelistów oraz prowadzącego konferencję. Idealne zastosowanie w halach wystawienniczych, gdzie można w jednym gmachu zmieścić kilka tysięcy osób i wydzielić strefę do konferowania”.


„Małymi krokami wkraczamy również do możliwości AI, gdzie sztuczna inteligencja będzie wspierać nasze działania organizacyjne i podpowiadać nam, jak możemy jeszcze bardziej usprawnić naszą codzienną organizację wydarzeń. Warto poznać możliwości oraz zobaczyć, jak możemy wykorzystać AI do naszych działań”.

Andrzej Pogorzała, Cluster Director of Sales & Marketing z Radisson, zwraca uwagę, że technologia nie tylko wspiera zarządzanie eventami, ale również pozwala na personalizację doświadczeń uczestników.

„Równocześnie technologia pozwala na dostosowanie agendy i oferty do indywidualnych potrzeb uczestników. W hotelach Radisson z Gdańska łączymy te aspekty, tworząc nowoczesne i zrównoważone wydarzenia”.

Kamil Ziętara wskazuje na jeszcze jeden aspekt wpływu technologii na wydarzenia w 2025 roku.

„W 2025 roku na znaczeniu będą coraz bardziej zyskiwać spotkania hybrydowe oraz wykorzystanie AI w obsłudze uczestników”.

Nowoczesne rozwiązania cyfrowe, sztuczna inteligencja i interaktywne technologie coraz bardziej wpływają na sposób organizacji wydarzeń, czyniąc je bardziej angażującymi, spersonalizowanymi i dostosowanymi do oczekiwań uczestników.

VIII Nowe podejście do organizacji wydarzeń – zmieniające się oczekiwania uczestników


Robert Węglarz, ekspert hotelowy, trener i konsultant w Alchemii Hotelarstwa, zauważa, że branża eventowa ewoluuje nie tylko pod względem technologii, ale także w kwestii oczekiwań uczestników i samych organizatorów.

„Widzimy wyraźny wzrost wymagań dotyczących jakości wydarzeń. Firmy i uczestnicy nie szukają już masowych eventów, ale doświadczeń o wysokiej wartości merytorycznej i organizacyjnej. Kluczowe staje się podkreślanie komfortu, elastyczności i możliwości personalizacji wydarzenia pod konkretne potrzeby. Konkurencja rośnie, a uczestnicy coraz częściej porównują oferty, oczekując nie tylko dobrego programu, ale również dopracowanej logistyki i profesjonalnej obsługi”.

Ekspert zwraca również uwagę na zmianę podejścia do formatu wydarzeń.

„Obserwujemy trend organizowania bardziej kameralnych, krótszych spotkań, które pozwalają na efektywniejszą wymianę wiedzy. Firmy redukują liczbę noclegów i skracają czas trwania wydarzeń, a uczestnicy coraz częściej biorą udział tylko w tych częściach konferencji, które są dla nich najbardziej wartościowe. Popularność zyskują także wydarzenia hybrydowe, które umożliwiają selektywne uczestnictwo, bez konieczności fizycznej obecności”.

Dodatkowo coraz większą rolę odgrywa równowaga między pracą a życiem prywatnym.

„Coraz więcej pracowników preferuje krótsze wyjazdy służbowe, które pozwalają im zachować work-life balance. Z tego względu pojawia się nowy trend – konferencje przyjazne rodzinom, gdzie uczestnicy mogą zabrać bliskich i łączyć obowiązki zawodowe z czasem spędzonym z rodziną”.

Robert Węglarz podkreśla także, że organizatorzy muszą dostosować się do nowych realiów rynkowych.
„Nieprzewidywalność rynku sprawia, że firmy podejmują decyzje o udziale w wydarzeniach w ostatniej chwili, co oznacza konieczność elastycznego podejścia do rejestracji i płatności. Dla hotelarzy i organizatorów eventów oznacza to szybkie dostosowanie ofert, dynamiczne reagowanie na zapytania oraz zapewnienie łatwego kontaktu i sprawnej obsługi”.

IX Nowe destynacje i elastyczność w organizacji wydarzeń


W 2025 roku branża MICE będzie rozwijać się w dynamicznym tempie, na co wpływa mieszanka innowacji, zmieniających się priorytetów konsumentów oraz globalnych wyzwań. Adam Antonijczuk, CEO Hostea Consulting, zwraca uwagę, że organizatorzy coraz częściej poszukują nieoczywistych miejsc na organizację eventów, co wpisuje się w rosnące znaczenie zrównoważonego rozwoju.

„W 2025 branża MICE będzie ewoluować w przyspieszonym tempie ze względu na mieszankę innowacji, zmieniających się priorytetów konsumentów i globalnych wyzwań. Organizatorzy w większym stopniu będą szukać nowych, oryginalnych miejsc na stworzenie eventu, a w przypadku wydarzeń zagranicznych wybierać nieoczywiste miejsca docelowe. Takie podejście jest zgodne z celami zrównoważonego rozwoju i oferuje planistom świeże opcje zaangażowania uczestników”.

Ekspert podkreśla również, że w niestabilnej sytuacji gospodarczej organizatorzy będą musieli działać bardziej elastycznie i dostosowywać swoje plany do dynamicznie zmieniających się warunków.

„Ważną rolę będzie odgrywała elastyczność organizacji ze względu na niestabilność sytuacji gospodarczej, co będzie skutkowało podejmowaniem działań rezerwacyjnych w krótkim okresie czasowym”.

Podobną obserwacją dzieli się z nami Krzysztof Jaskóła – Convention Sales Manager Vienna House by Wyndham Andel’s Łódź, który zauważa, że szybkość działania i umiejętność dostosowania się do potrzeb klientów będą kluczowe.

„Branża MICE przechodzi dynamiczne zmiany, a kluczowym trendem na 2025 rok jest elastyczność. Firmy organizują wydarzenia w krótszym czasie, a sukces zależy od umiejętności szybkiej adaptacji. Nowe podejście do planowania – duże eventy mogą być organizowane „na za tydzień”, a kameralne spotkania planowane z rocznym wyprzedzeniem”.

Zmiany te widać również wyraźnie w sektorze korporacyjnym. Aleksandra Olewicka, Sales Manager w Vienna House by Wyndham Andel’s Łódź, zwraca uwagę, jak zmieniające się potrzeby klientów biznesowych wpływają na organizację wydarzeń.

„Segment korporacyjny w hotelach, w tym w Vienna House by Wyndham Andel’s Łódź, dynamicznie się zmienia pod wpływem globalnych i lokalnych czynników gospodarczych. W 2025 roku kluczowymi trendami będą: Elastyczne podróże służbowe – firmy coraz częściej optymalizują koszty delegacji, wybierając krótsze pobyty i łącząc je z pracą zdalną. Zrównoważony rozwój – ekologiczne rozwiązania w hotelach, takie jak energooszczędność czy minimalizacja odpadów, stają się priorytetem dla korporacyjnych klientów.
Nowe inwestycje i sektor technologiczny – rozwój fabryk pomp ciepła czy logistyki farmaceutycznej w Łodzi może stymulować ruch biznesowy. Relacje i lojalność – kluczowe staje się budowanie długofalowych więzi z firmami, opartych na elastyczności i dopasowaniu do ich zmieniających się potrzeb. Łódź, dzięki centralnemu położeniu i rosnącej roli na rynku, ma potencjał, by dalej przyciągać biznes i rozwijać sektor MICE Adaptacja do nowych oczekiwań będzie kluczowa dla przyszłości branży”.

Nowe podejście do wyboru destynacji, skrócenie procesów rezerwacyjnych, rosnące znaczenie elastyczności oraz ekologicznych rozwiązań — to wyraźne kierunki, które już dziś kształtują rynek MICE i które w nadchodzących latach będą decydowały o sukcesie organizowanych wydarzeń.

Rok 2025 to dla branży eventowej czas zmian i innowacji. Organizatorzy muszą nie tylko inwestować w nowoczesne technologie i zapewniać personalizację doświadczeń uczestników, ale także uwzględniać aspekty związane z ekologią i odpowiedzialnością społeczną. Firmy, które potrafią dostosować się do tych trendów, będą mogły tworzyć wydarzenia, które nie tylko angażują, ale również budują autentyczne więzi i wyróżniają się na tle konkurencji.