Żegnamy 2020 rok bez żalu i sentymentu. Dla branży spotkań i hotelarskiej był to szczególnie ciężki czas. Szykowaliśmy się na udany rok, a spotkał nas lockdown niespotykanych rozmiarów. Można dużo pisać, o tym jak jest źle i jak trudno jest przetrwać, ale po co? Każdy z nas widzi lub sam doświadcza tego, co się dzieję. Czas pomyśleć o przyszłości.

Słowem wprowadzenia – organizacja spotkań i wydarzeń w 2019 roku wygenerowała 1,5 proc. PKB Polski, a ich wkład w gospodarkę wyniósł ok. 35 mld złotych. Dzisiaj ten rynek przygotowuje się do funkcjonowania w nowej rzeczywistości.

Zobacz: Badanie Poland Events Impact 2020

W poniższym artykule postaram się przybliżyć Tobie szanse stojące przed przemysłem spotkań. Skupiam się na szansach, bo najgorszy scenariusz już znamy z 2020 roku.

Dwa słowa o mnie: Od 14 lat zarządzam i rozwijam największy w Polsce serwis promujący zaplecze szkoleniowo-konferencyjne MojeKonferencje.pl. Rozmawiam o potrzebach i możliwościach zarówno z obiektami, jak i firmami eventowymi. Pomagam organizatorom wydarzeń wybrać obiekt spełniający ich oczekiwania..

Co nas czeka w 2021? – zmiany

Dzięki szczepionce sytuacja zacznie się powoli poprawiać. W pierwszym kwartale 2021 roku rozpocznie się proces stopniowego luzowania obostrzeń. W pierwszej kolejności podróże służbowe, następnie ruch turystyczny, a później spotkania. Oczywiście reżim sanitarny i ograniczenia liczby uczestników wydarzeń zostaną z nami na długo. Jest jednak coś, co wpłynie bardziej na branżę spotkań od samych ograniczeń administracyjnych i sanitarnych… tym czymś jest STRACH i WYGODA…

STRACH przed wirusem… Szczepienia są (i będą) dobrowolne. Dla części osób niezaszczepionych spotkania zawsze będą obarczone ryzykiem. Z pewnością wpłynie to na ograniczenie zainteresowania bezpośrednim udziałem w eventach. Dotyczyć to będzie zarówno uczestników, jak i organizatorów (strach przez zachorowaniem pracowników).

WYGODA oraz oszczędność czasu i pieniędzy… Ostatni rok stał się katalizatorem niesamowitego postępu w wirtualizacji wydarzeń. Jeszcze na początku 2020 r. eventy hybrydowe i online były marginesem, ale epidemia sprawiła, że stały się praktycznie jedyną możliwą formą uczestniczenia w wydarzeniach. Wielu ludzi (i firm) odkryło, że można w wygodny i relatywnie tani sposób brać udział w szkoleniach i konferencjach. Pomimo ich ograniczeń (brak rzeczywistego kontaktu i możliwości integracji), część ludzi już na stałe przerzuci się na taką formę uczestnictwa. Jednocześnie biznes przyspiesza i każda godzina pracy staję się coraz bardziej cenna… Część ludzi chce brać udział w wydarzeniu, ale również chce zaoszczędzić czas (i koszt) dojazdu i powrotu.

Ciekawostka: Tydzień temu przeprowadziłem ankietę na temat: „Gdzie chciałbyś pracować?”. Odpowiedzi do wyboru: „Z domu”, „Z biura”, „Oba”. W chwili pisania tego artykułu zebrałem już ponad 2400 odpowiedzi. To co mnie najbardziej zdziwiło, to fakt, że tylko około 12% ankietowanych chce pracować wyłącznie z biura. Pokazuje to, że ludzie polubili pracę z domu i będzie to miało wpływ na ich skłonność do wyjazdów zawodowych. Skoro obecność w biurze nie jest już niezbędna i większość spotkań można zrobić online, to z pewnością z części wyjazdów też można zrezygnować…

Co nas czeka w 2021? – nowe możliwości

Piszę to wszystko nie po to, aby Was straszyć. Często boimy się tego, co nowe i nieznane. Dzięki analizie i proaktywności możemy odkryć nowe możliwości. Czy już je dostrzegacie? Jak będąc hotelarzem, dostrzec szansę na zwiększenie zysku, przy założeniu, że wynajmiemy mniejszą salę, sprzedamy mniejszą liczbę noclegów i cateringu? Zysk jest tam, gdzie go wcześniej nie dostrzegaliśmy – w obsłudze i realizacji wirtualnej części wydarzeń.

Jestem przekonany, że przyszłość należy do eventów hybrydowych, łączących uczestników będących na miejscu (offline), z tymi biorącymi udział w wydarzeniu na odległość (online). Sam należę do grupy preferującej osobiste uczestnictwo i doświadczania eventu wszystkimi zmysłami. Nic nie zastąpi kuluarowych rozmów, wspólnej kawy i wieczornej integracji.

Musimy przygotować się na zmianę, która sprawi, że część uczestników przeniesie się do świata wirtualnego. Zmiana ta doprowadzi do zwiększenia wartości rynku wydarzeń. Zmieni się jednak alokacja środków wydawanych przez organizatorów. Zamiast na wynajem sali, noclegi, catering i obsługę uczestników największe nakłady zostaną przeznaczone na realizację online części wydarzenia. Osobiście w evencie udział weźmie mniej osób niż rok czy dwa lata temu, ale dzięki live streaming’owi liczba uczestników stanie się praktycznie nieograniczona.

Przy sporadycznej obsłudze wydarzeń transmitowanych online, obiekt zwykle ograniczał się do udostępnienia sali, pokoi i cateringu, a samą techniczną część imprezy obsługiwała zewnętrzna firma (oświetlenie, dźwięk, kamery, prompter, laptopy, scena, oprogramowanie, realizacja). Teraz musi się to zmienić. Przewagę na rynku zyskają obiekty przygotowane pod realizację eventów online. W większości eventów (które obserwowałem) organizator wydawał największą część środków na realizację online’owej części wydarzenia. Przyszedł czas, aby to obiekty przejęły te środki i zadania. Wiem, sprzęt i specjaliści w realizacji takich eventów to duży koszt… każdy musi sam ocenić opłacalność i skalę takiej inwestycji. Zmiana będzie widoczna niezależnie od wielkości wydarzenia i posiadanego zaplecza.

Już teraz klienci w celu odbycia ważnego spotkania online lub przygotowania webinaru poszukują salek wyposażonych w dobre łącze, profesjonalną kamerę i mikrofon. Nawet małe szkolenia mogą przyjąć formę hybrydową (kto chce, weźmie w nich udział osobiście, a pozostali online). Klienci z chęcią zapłacą za wynajem profesjonalnego sprzętu i pomoc techniczną. W podstawowej skali nie są to duże wydatki, a otwierają zupełnie nowe możliwości generowania przychodu dla obiektu konferencyjnego.

Przykład dobrego przygotowania do obsługi eventów hybrydowych: Concordia Design w Poznaniu

Podsumowanie

Przyszłość należy do tych, którym uda się dostosować do rewolucji technologicznej XXI wieku. Zmiany następują szybciej niż kiedykolwiek, a epidemia jeszcze przyspieszyła wirtualizację biznesu.

Jeżeli czytasz ten artykuł, oznacza to, że masz już świadomość zmian, jakie zachodzą i wyzwań, które stoją przed przemysłem spotkań. Mam nadzieję, że dzięki tej lekturze będziesz lepiej przygotowany na podróż, w którą zabiera nas postęp. Świat zmienia się na naszych oczach szybciej niż nam się wydaje. Na rynku przewagę zyskają Ci, którzy najszybciej dostosują się do nowych realiów.

Z chęcią poznam Twoją opinię i ocenę tego, co nas czeka. Zapraszam do dyskusji.