Dobra agencja eventowa – jak znaleźć najlepszą?

Firmy coraz częściej zdają sobie sprawę, że dobry pracownik to dopieszczony pracownik, dlatego organizują imprezy integracyjne i firmowe wyjazdy, które mają zintegrować pracowników i polepszyć relacje wewnątrz przedsiębiorstwa. Nie zawsze jest to takie proste. Często imprezy okazują się klapą i męczarnią dla pracowników, którzy wymyślają milion wymówek, żeby tylko nie spędzić swojego wolnego czasu ze swoim szefem i współpracownikami. O sukces organizowanych wydarzeń i spotkań dbają m.in. agencje eventowe, które zajmują się często wszystkimi działaniami związanymi z organizacją eventów.

fot. PowerEvents

Od kilku lat można dostrzec, że branża eventowa przeżywa prawdziwe oblężenie. Co roku przybywa wiele nowych kreatywnych pomysłów, dotyczących umocnienia więzi między pracownikami lub firmą z obecnymi i potencjalnymi klientami. Co roku również przybywa sporo nowych agencji, które zajmują się tą właśnie branżą.

Znalezienie profesjonalnej agencji eventowej nie należy do rzeczy prostych. Powierzamy przecież tak ważną organizację obcym ludziom, którym na dodatek… płacimy. I to nie mało!

O czym warto pamiętać i czego unikać?

Przede wszystkim – że niska cena równa się często niskiej jakości. Wielu przedsiębiorców mając mały budżet decyduje się na usługi taniej agencji eventowej. Jest to spory błąd, ponieważ warto sobie zdać sprawę, dlaczego dana agencja jest tania i nie podnosi swoich cen. Jest kilka powodów. Jednym z nich jest raczkowanie w branży eventowej. Im mniej doświadczona agencja, tym tańsza, ponieważ mając mały dorobek, nie pozwala sobie na wygórowane ceny. Nie zawsze zachodzi taka zależność. Często w młodych agencjach pracują utalentowani ludzie, którzy mają głowy pełne pomysłów. Tu wchodzi druga zależność – im gorsze opinie ma agencje, tym jest tańsza. Młoda agencja może być droższa, jeśli ma dobre opinie i wielu zadowolonych klientów. Ale może być też tania, co oznacza, że nie wykazała się jeszcze wystarczająco. Musimy pamiętać, że gdy chcemy zorganizować fajną imprezę dla kilkuset osób, potrzebny jest wysoki budżet. Inaczej impreza zakończy się klapą. Nie oszczędzajmy!

Dużo zależy od Ciebie!

Myślisz, że zlecasz agencji eventowej zorganizowanie swojej imprezy, wykładasz pieniądze i o nic nie musisz się już martwić? No nie do końca… Musisz zadbać o dokładne przekazanie wszystkich potrzebnych danych i uwzględnić niezbędne informacje. To do Ciebie należy określenie liczby uczestników, charakteru zabawy, celu jaki chcesz osiągnąć, budżetu czy daty eventu. Gdy Twoje zapytanie w sprawie organizacji wydarzenia będzie nieprecyzyjne, może zakończyć się nieskończenie długim przerzucaniem się mailami, a nawet zakończeniem współpracy, zanim się jeszcze zaczęła.

Znajdź najlepszą!

Pamiętaj również, że agencje eventowe często specjalizują się w organizacji konkretnych imprez czy dodatkowych atrakcji. Musisz przejrzeć kilkanaście stron, poczytać opinie i znaleźć odpowiednią agencję. Nie wybieraj pierwszej z brzegu. Wiemy, że nie masz czasu, ale Twoje zaangażowanie na początku może przełożyć się na sukces Twojej imprezy.

Sprawdź jej kreatywność i zaangażowanie

Kolejny krok należy już do agencji eventowej. Kiedy określisz już wszystkie niezbędne informacje, musisz czekać na kreatywność, jaką wykaże się dana agencja. Jeśli wyśle Ci „suchy” scenariusz mało ciekawej imprezy, warto albo drążyć temat, albo od razu zrezygnować z jej usług. Musi się ona zaangażować w temat, poznać Twoją firmę, jej klientów i wymyślić dla Ciebie coś EKSTRA!

Inspiracji dostarczyła agencja eventowa PowerEvents.