Już jakiś czas temu na naszym blogu pojawił się wpis, w którym podaliśmy kilka wskazówek, które pomogą Ci w prowadzeniu konferencji. Dziś z kolei stworzymy pewien zbiór zasad dla osób, które zajmują się organizacją szkoleń. Niezależnie do tego czy podejmujesz się organizacji tego typu spotkania po raz pierwszy, czy może to Twój codzienny obowiązek, musisz pamiętać o konkretnych wytycznych usprawniających pracę.

Po przeczytaniu tego artykułu odpowiedź na pytanie, jak organizować skuteczne szkolenia, będzie dla Ciebie bułką z masłem! Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej na ten temat, to koniecznie zostań z nami. Gwarantujemy, że poniższe porady ułatwią Twoją pracę, w rezultacie czego będzie ona bardziej wydajna i satysfakcjonująca. A teraz nie pozostaje nam więc nic innego, jak zaprosić Cię do lektury!

Miejsce na organizację szkolenia


Pierwsze pytanie, które powinieneś sobie zdać, może brzmieć – gdzie zorganizować szkolenie. Miejsce takiego spotkania jest naprawdę bardzo istotne. To ważne, by było ono korzystnie zlokalizowane, komfortowe oraz odpowiednio wyposażone w profesjonalne sprzęty multimedialne. Dodatkowo sala szkoleniowa musi być należycie oświetlona i nagłośniona, a także dostosowana do liczby uczestników.

Na naszej stronie znajdziesz wiele propozycji sal na szkolenie, wśród których z pewnością znajdziesz coś dla siebie. Za chwilę wymienimy kilka obiektów z dużych miast, które stanowią odpowiednie tło do organizacji wszelkich szkoleń. Polecamy m.in. 5-gwiazdkowy hotel Scandic Gdańsk czy nowoczesny Poznański Park Technologiczno – Przemysłowy. Warte uwagi są również: Workin Senatorska, czyli wielofunkcyjne centrum szkoleniowo-konferencyjne w Warszawie, a także iLab PLUS, czyli obiekt na szkolenie w Krakowie, który wyróżnia się designem i nowoczesnymi rozwiązaniami technologicznymi.

Odpowiedni termin szkolenia


Bardzo duże znaczenie ma to, kiedy dane szkolenie w ogóle się odbędzie. W związku z tym, kiedy planujesz organizację takiego spotkania, zorientuj się czy w tym czasie nie odbywają się inne, konkurencyjne wydarzenia, w których potencjalni goście mogliby wziąć udział. Staraj się też unikać terminów nachodzących na siebie z jakimiś świętami czy dniami wolnymi. Wówczas wiele osób zwyczajnie bierze urlop, w związku czym nie jest w stanie pojawić się na szkoleniu.

Warto też przed organizacją szkolenia stworzyć ankietę lub sondaż, w którym wskaże się na kilka dat, spośród których respondenci wybiorą tę, która wydaje się im najbardziej korzystna. Jeśli z kolei organizujesz szkolenie dla przedstawicieli konkretnej firmy, to koniecznie sprawdź, czy sugerowany przez Ciebie termin nie wpłynie na dezorganizację pracy danego przedsiębiorstwa. Uczestnicy szkolenia martwiący się podczas spotkania o to, co dzieje się w firmie, mogą bowiem mieć kłopot z przyswajaniem wiedzy.

Czas trwania szkolenia


Uniwersalny sposób na ciekawe i skuteczne szkolenia, to odpowiednie zaplanowanie czasu ich trwania. Wydarzenie nie może być za krótkie, gdyż trudno będzie przedstawić najważniejsze zagadnienia w należyty sposób, a przy tym pozostawić jeszcze przestrzeń na zadawanie pytań i wolne wnioski. Z drugiej strony szkolenia nie mogą też być zbyt długie. Wówczas goście będą znużeni, a ich koncentracja z minuty na minutę będzie jedynie spadać.

Dodatkowo musisz też pamiętać, aby podczas szkoleń wyznaczyć odpowiedni czas na przerwy. Każdemu uczestnikowi z pewnością przyda się chwila na wypicie aromatycznej kawy czy rozmowę z kimś. Bardzo ważne jest też to, aby goście jeszcze przed rozpoczęciem szkolenia wiedzieli, ile dokładnie czasu powinni sobie zarezerwować. To z pewnością ułatwi im m.in. organizację całego dnia czy zaplanowanie dojazdu na szkolenie. Dodatkowo zawsze warto też mieć na względzie możliwość organizacji kilkudniowego szkolenia.

Osoba prowadząca szkolenie


Jeśli zastanawiasz się, jak zorganizować dobre szkolenie, to przede wszystkim powinieneś pamiętać o doborze odpowiednich osób, które poprowadzą takie spotkanie. Wybierz profesjonalistów i pasjonatów, którzy specjalizują się w podejmowanym zagadnieniu. Musza oni nie tylko posiadać odpowiednią wiedzę merytoryczną, ale też szereg kompetencji miękkich. Każdy chyba potwierdzi, że miło słucha się osób, które po prostu opowiadają z pasją, są charyzmatyczne i wyróżniają się odpowiednią dykcją.

Osoba prowadząca szkolenie powinna być jednocześnie otwarta i spontaniczna, aby poradzić sobie m.in. z pytaniami zadawanymi przez uczestników. Równie istotna jest oczywiście odporność na stres, na którego brak podczas szkoleń raczej nie można narzekać. Zdarza się, że uczestnicy się spóźniają, a sprzęty multimedialne odmawiają posłuszeństwa – wówczas osoba prowadząca musi zachować spokój i zwyczajnie poradzić sobie z całą sytuacją.

Zaproszenie gości na szkolenie


Odpowiadając na pytanie, skuteczne szkolenie – jak je zorganizować, nie możemy też pominąć kwestii… gości. Może się zdarzyć, że w tym całym ferworze przygotowań po prostu zapomnisz o przygotowaniu zaproszeń dla gości, a bez nich po prostu wydarzenie się nie odbędzie. Zaproszenia można wysłać zarówno mailowo, jak i za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Niemniej jednak zawsze musisz na zaproszeniu umieścić informację o konieczności potwierdzenia swojego udziału. Tylko wtedy będziesz w stanie przygotować odpowiednią liczbę materiałów szkoleniowych.

Pamiętaj przy tym o dobrej komunikacji. Informując potencjalnych gości o organizowanym szkoleniu określ dokładnie, kiedy, gdzie i o której godzinie się ono odbędzie. Załącz też harmonogram spotkania oraz krótkie informacje o osobach prowadzących dane szkolenie. To wszystko sprawi, że w jednej wiadomości przekażesz wszystkie informacje, które są potrzebne, aby zdecydować o chęci udziału.