Konferencja – zrób to sam! Perfekcyjna konferencja w 5 punktach

Rosnąca popularność konferencji powoduje, że przybywa firm i agencji specjalizujących się  w organizacji i obsłudze eventów. Jednak nie wszystkie firmy stać na zlecanie organizacji konferencji na zewnątrz. Przedstawiamy 5 najważniejszych punktów, dzięki którym samodzielnie zorganizujesz konferencję.

(I część poradnika znajduje się tutaj)

Hotel BYTOM Prime
fot. Hotel BYTOM Prime

5 elementów, które zapewnią Ci organizację perfekcyjnej konferencji

1. Czas trwania konferencji
Niezwykle istotnym elementem każdego eventu jest określenie czasu jego trwania. Określając czas trwania konferencji należy wziąć pod uwagę, czy temat jest na tyle obszerny, żeby dyskutować o nim kilka dni? A może wystarczy jedynie kilka godzin?

Zawsze trzeba brać pod uwagę czas przewidziany na zadawanie pytań. Niejednokrotnie zdarzały się sytuacje, w których prelekcje kończyły się równo z „ostatnim dzwonkiem”, a na pytania i odpowiedzi nie było już czasu. Z drugiej strony, część merytoryczna nie może być zbyt krótka. Sam miałem kiedyś wątpliwą przyjemność uczestniczenia w wystąpieniu rzecznika jednej z największych firm telekomunikacyjnych w Polsce, podczas której wspomniany pan rzecznik przez 10 minut opowiedział o swojej pracy, a przez następną godzinę namawiał publiczność do zadawania pytań. Słabe, nie?

pokoj Hotel Bytom Prime Moje Konferencje
fot. Hotel BYTOM Prime

2. Catering i zakwaterowanie Gości
Bezpośrednio z czasem trwania konferencji wiąże się kwestia cateringu i zakwaterowania. W przypadku godzinnej konferencji prasowej w większości przypadków wystarczą przekąski po konferencji czy przerwa kawowa. W przypadku dłuższych spotkań warto zastanowić się nad lunchem, a czasami nawet nad kolacją dla uczestników. Podczas konferencji kilkudniowych istotne będzie nie tylko wyżywienie uczestników, ale także ich zakwaterowanie.

Dlatego pamiętaj: jeśli planujesz kilkudniową konferencję, zawsze sprawdzaj, czy wybrany przez Ciebie obiekt zapewnia odpowiednią liczbę łóżek. Wiele obiektów oferuje wielkie powierzchnie konferencyjne mogących pomieścić setki uczestników, a miejsc noclegowych jest kilkadziesiąt, lub nie ma wcale. Wtedy dodatkowo będzie trzeba martwić się o zorganizowanie uczestnikom noclegu w okolicy.

3. Tłumacz
Większość organizowanych konferencji nie wymaga wynajmowania tłumacza. Jednak zapraszając zagranicznych Gości, trzeba pamiętać o wynajęciu osoby, która nie tylko potrafi tłumaczyć, ale także zna się na temacie konferencji. „Zwykły” tłumacz może mieć problem z tłumaczeniem zagadnień branżowych czy naukowych.

4. Prelegenci
Oczywistym jest, że do wygłaszania prelekcji należy zapraszać ludzi znających się na temacie konferencji oraz rozpoznawalnych, dzięki czemu więcej osób będzie chciało wziąć udział w konferencji, a także w przypadku naprawdę cenionych autorytetów można spodziewać się reakcji branżowych mediów.

W przypadku tych mniej znanych osób warto pamiętać, że znajomość branży nie zawsze idzie w parze z umiejętnościami oratorskimi. Może się zdarzyć tak, że dana osobistość w ogóle nie radzi sobie z przemawianiem do publiczności. Każdy uczeń i student wie, że czas najwolniej leci podczas nudnego wykładu.

 

fot. Hotel BYTOM Prime
fot. Hotel BYTOM Prime

5. Materiały konferencyjne
Uczestnicy nie są w stanie zapamiętać ani zapisać wszystkich istotnych informacji. Warto się wcześniej  przygotować i rozdać uczestnikom najważniejsze zagadnienia i wnioski z przebiegu konferencji. Dzięki temu nie tylko mamy pewność, że informacje im nie uciekną, ale także będą mieli je należycie posegregowane.

Materiały konferencyjne przydadzą się także ewentualnym mediom, jeżeli przewidujemy ich obecność. Zawsze lepiej mieć przygotowany materiał dla prasy – zawsze lepiej jest coś ciekawego dziennikarzom podrzucić, niż żeby musieli szukać informacji na własną rękę 🙂

 

Jeżeli spodobał Ci się mój poradnik, polub fanpage MojeKonferencje.pl na Facebooku. Dzięki temu będziesz na bieżąco informowany/a o moich poradnikach.