Wynajem sal konferencyjnych – co jest najważniejsze? Na co zwrócić uwagę dokonując rezerwacji?

Mamy już ustalony termin szkolenia, targów lub konferencji. Uczestnicy zaproszeni, a cały harmonogram dopięty na ostatni guzik. Mamy także wybrane najlepsze naszym zdaniem: sale konferencyjne, hotel dla gości oraz catering. Na co jednak zwrócić szczególną uwagę przed podpisaniem umowy z właścicielem obiektu? Co jest najważniejsze, gdy planujemy wynajem sal konferencyjnych? Oto kilka praktycznych porad, obowiązkowa Check Lista dla każdego organizatora wydarzeń biznesowych!

Lokalizacja miejsca konferencyjnego

Nim ostatecznie podejmiemy decyzję o wyborze miejsca konferencyjnego, powinniśmy dobrze przyjrzeć się i ocenić jego położenie względem najważniejszych punktów komunikacyjnych. O ile w małych i średnich miastach zazwyczaj nie powinno być z tym problemów, o tyle, w przypadku dużych aglomeracji dojazd na salę konferencyjną może zająć nam od kilkudziesięciu minut po ponad godziny. W biznesie czas jest nawet cenniejszy od złota, więc dobre skomunikowanie z dworcem kolejowym i lotniskiem to podstawa, aby dokonać dobrego wyboru.

Wynajem sal konferencyjnych w Warszawie, Krakowie, Poznaniu czy Wrocławiu, które są biznesowymi ośrodkami Polski odbywa się przy uwzględnieniu przystanków autobusowych i tramwajowych. Musimy pamiętać, że nie każdy uczestnik spotkania przybędzie samochodem. Jeśli decydujemy się na samą salę konferencyjną, musimy pamiętać o dobrym połączeniem z hotelem, aby goście nie mieli problemów dotarcia do niego po skończonym wydarzeniu.

Udogodnienia w obiekcie konferencyjnym

Centra konferencyjne oraz ośrodki szkoleniowo-wypoczynkowe zazwyczaj powstają od samego początku na wyznaczonym terenie. Oznacza to, że wraz z nimi budowana jest cała okoliczna infrastruktura: od chodników, przez postoje dla rowerów, aż po ławki i kosze na śmieci. W takim przypadku możemy spodziewać się wielu miejsc parkingowych zazwyczaj z możliwością wjazdu autokarów. Hotele w centrach miast oferują natomiast parkingi podziemne oraz garaże. Warto zawczasu dowiedzieć się o ilości samochodów, które może zatrzymać się bezpośrednio na terenie obiektu oraz w jego obrębie.

Jeśli to zaniedbamy, może dojść do sytuacji, gdy w ciągu godziny nagle zjedzie się kilkaset samochodów. Dużo lepiej unikać ewentualnych korków i towarzyszącej im irytacji uczestników konferencji. Warto także zwrócić uwagę na udogodnienia dla osób niepełnosprawnych. W kilkupiętrowym budynku powinna znajdować się winda, a toalety muszą być specjalnie przystosowane do gości z ograniczeniami ruchowymi.

Aranżacja i sprzęt w sali konferencyjnej

Niezależnie, czy potrzebujemy jednej, czy wielu sal konferencyjnych muszą być one dostosowane do naszych potrzeb. Charakter i przeznaczenie pomieszczenia musi idealnie pasować do wydarzenia. Zupełnie inne są kameralne szkolenia, a inne prestiżowe seminaria naukowe. Zbyt mała ilość krzeseł lub stołów, w oczywisty sposób spowodują, że część ludzi będzie musiała stać z tyłu lub zwyczaje zrezygnuje z udziału w wydarzeniu, na którym nie ma dla niech miejsca.

Musimy dobrze przewidzieć liczbę uczestników w spotkaniu otartym albo ustalić wcześniejsze zapisy. Sala konferencyjna nie powinna być także zbyt wielka, ponieważ to spowoduje, że goście zaczną się rozchodzić. Ogromne znaczenie ma także ogólna aranżacja przestrzeni. Naturalne kolory i nowoczesne, ale proste rozwiązania sprawdzają się dużo lepiej niż zbyt nachalny design.

Cennik sali konferencyjnej

Przed podjęciem decyzji o wynajmie sali konferencyjnej, warto sporządzić listę potrzebnego sprzętu multimedialnego i upewnić się, czy znajdziemy wszystko w dostępnej ofercie. Szczególnie często rzeczy takie jak: mównica, stół prezydencjalny czy sprzęt do tłumaczenia symultanicznego, mogą być dodatkowo płatne. Obiekty konferencyjne posiadają swoje cenniki z podziałem na godziny. W budżecie lepiej jest uwzględnić więcej godzin niż planujemy. Bardzo łatwo o opóźnienia, a goście muszą mieć także czas, aby spokojnie upuścić pomieszczenie. Upewnijmy się, czy pracownicy sprzątają salę konferencyjną przed wydarzeniem i po nim oraz ile czasu wcześniej możemy wnieść swój sprzęt. Może być tak, że konferencje następują zaraz po sobie, co wprowadzi zbędny chaos.

Wiele hoteli uwzględnia w cenniku catering, aby zapewnić zdrową i sprawdzoną żywność dla gości oraz nie pozwolić na bałagan. Wbrew pozorów rezygnacja z cateringu wcale nie jest najtańszym rozwiązaniem. Kompleksowa organizacji konferencji składa się różnych elementów, które muszą ze sobą współgrać. Dużo lepiej obsługiwać będą nas kelnerzy znający teren, po którym będą się poruszać. Przed podpisaniem umowy, upewnijmy się także o warunkach rezygnacji w razie takiej konieczności. Lepiej nie ponosić z tego tytuły dodatkowych kosztów.

Choć wynajem sali konferencyjnej wydaje się prostą czynnością, uwzględnić należy wiele ważnych aspektów, aby podjąć słuszną decyzję i uniknąć problemów. W końcu to tego typu drobne elementy będą świadczyć, że nasze wydarzenie jest otwarte i przyjazne dla wszystkich, a my podeszliśmy do organizacji w sposób profesjonalny.