Zdobądź klienta! Czyli czego pragną osoby organizujące konferencje

Jesień to czas szczególnie ważny, bo to właśnie wtedy organizowanych jest najwięcej spotkań biznesowych. Poszukiwania idealnego miejsca na zorganizowanie jesiennej konferencji zaczynają się zwykle już przed wakacjami. Jako, że są to spotkania o różnym charakterze (spotkania z pracownikami, zarządów, działów, klientów, regionów itd.), dany obiekt musi pomieścić od kilku, do nieraz nawet 1000 uczestników. Jednak przy wyborze idealnego miejsca nie tylko pojemność obiektu ma znaczenie.

fot. Hotel Narvil
fot. Hotel Narvil

Mimo, że organizacja największych spotkań może sięgać nawet kilkuset tysięcy złotych, w dzisiejszych czasach już nie cena, ale jakość oferowanych usług staje się głównym kryterium doboru miejsca do organizacji spotkań biznesowych. Firmom zaczyna zależeć na wysokim poziomie satysfakcji wszystkich uczestników i na dodatkowych wrażeniach, które na długo pozostaną w ich pamięci.

Klient biznesowy – jakie są jego oczekiwania?

Żeby wyróżnić się na tle konkurencji firmy oferujące przestrzenie konferencyjne dwoją się i troją szukając sposobów na zainteresowanie potencjalnych klientów swoją ofertą. Z badań przeprowadzonych przez Hotel Narvil Conference & Spa wynika, że wymagania klientów biznesowych względem idealnego miejsca można ująć w 5 najważniejszych punktach:

1) unikalność miejsca na tle konkurencji
2) niestandardowe podejście do klienta
3) gotowość do zrealizowania wszelkich niestandardowych oczekiwań klienta
4) rozpoczęcie rozmów i negocjacji nawet klika miesięcy przed planowaną konferencją, dzięki czemu klient zyskuje cenny czas potrzebny na dobre przemyślenie i przygotowanie spotkania
5) bardzo dobra znajomość hotelu, jako obiektu przez osoby oferujące usługi.

Ważnym elementem jest także wizerunek danego miejsca i jakość świadczonych przez niego usług, na którą często powołują się klienci. Ich wiedza oparta jest na głównie doniesieniach prasowych, informacjach znalezionych w sieci oraz mediach społecznościowych.

fot. Hotel Narvil
fot. Hotel Narvil

Nie wolno jednak zapominać o sile rekomendacji, która odgrywa równie istotną rolę przy wyborze miejsca, w którym odbędzie się konferencja. Z obserwacji rynku analityków Hotelu Narvil Conference & SPA można wyciągnąć wniosek, że większość działów zajmujących się organizacją tego typu imprez (takich jak działy HR, sekretariaty Zarządów, działy PR), a także firm zewnętrznych sprawdza daną lokalizację po uzyskanej rekomendacji. Jaki kontakt i jaką relację cenią sobie zatem osoby podejmujące decyzję co do wyboru miejsca spotkania?

Zdaniem Dyrektora Generalnego Hotelu Narvil Conference & SPA, Grażyny Kowalczyk, najważniejsza jest sprzedaż bezpośrednia i jej unikatowa forma przedstawienia oferty, co wymaga zbudowania profesjonalnego działu sprzedaży. Dzięki kontaktowi „face to face” jesteśmy w stanie zbudować trwałe i pożądane relacje z klientem. Zwykle to właśnie one okazują się być pożądaną wartością dodaną. Działania powinny być wspierane także przez inne działy (marketing, reklama, promocja, PR), które za pomocą odpowiednio dobranych kanałów komunikacji są w stanie tę relację uzupełniać.

Jak pokocha, to wróci!

Po przeanalizowaniu danych okazuje się, że na organizację spotkań biznesowych  poszukiwane są zwłaszcza unikatowe miejsca – posiadające indywidualny charakter, co często związane jest z designem i aranżacją wnętrza obiektu. Coraz częściej klient biznesowy zwraca uwagę również na dostępność oferowanych dodatkowych urozmaiceń dla Gości danego wydarzenia, takich jak darmowe korzystanie z usług Spa. Istotne jest także jego otoczenie i dostępność atrakcji, których wykorzystanie wzbogaci przebieg konferencji.

fot. Hotel Narvil
fot. Hotel Narvil

Może to być zarówno kompleks sportowo-rekreacyjny, a także bardziej nieszablonowe rozwiązania, takie jak choćby możliwość zorganizowania spotkania w sali konferencyjnej na wodzie. Wydarzenia specjalnie w tym konferencje dla biznesu muszą być bez wątpienia przygotowane profesjonalnie i stanowić wyjątkową wartość.Tylko w takiej sytuacji przyniosą dla Klienta oczekiwany rezultat.  – zaznacza Grażyna Kowalczyk, Dyrektor Generalny Hotelu Narvil, Hotelarz Roku 2014.

Posiadanie nowoczesnego i profesjonalnego zaplecza techniczno-multimedialnego nie jest już jak niegdyś dodatkowym atrybutem, ale standardem i koniecznością. Z analiz przeprowadzonych przez Narvil Conference & SPA wynika, że klienci bardzo często zwracają uwagę także na kuchnię. Wielokrotnie zdarza się, że to właśnie jakość dań serwowanych Gościom w danym hotelu staje się czynnikiem, dzięki któremu chętnie do niego powracają.