Konferencja – zrób to sam! Udana konferencja w 5 punktach

Rosnąca popularność konferencji powoduje, że przybywa firm i agencji specjalizujących się w organizacji i obsłudze eventów. Jednak nie wszystkie firmy stać na zlecanie organizacji konferencji na zewnątrz. Przedstawiamy 5 najważniejszych elementów, dzięki którym samodzielnie zorganizujesz udaną konferencję.

5 elementów, które zapewnią Ci organizację udanej konferencji

Hotel Atut **** Wielkopolskie Centrum Konferencyjne
Hotel Atut **** Wielkopolskie Centrum Konferencyjne

1. Budżet
Najważniejszym elementem przygotowania konferencji jest sporządzenie budżetu. Określenie ilości dostępnych środków pozwolą zdefiniować na co możesz sobie pozwolić, a na co nie. Główne wydatki to wynajem miejsca na konferencję, aranżacja miejsca, catering, a także materiały dla mediów, materiały promocyjne i wszystko to, co generuje koszty przedsięwzięcia. Należy zaplanować także budżet awaryjny, który nieraz może nam uratować skórę.

2. Lista uczestników
Kolejnym ważnym etapem jest swtorzenie listy uczestników. Bardzo często zdarza się sytuacja, że organizator korzysta z listy wtórnej, np. z zeszłorocznego spotkania, listy obecności na szkoleniu itp. Należy wtedy pamiętać o aktualizacji takiej listy, bo może się zdarzyć, że pewna osoba na przykład zmieniła dane kontaktowe i wysłane zaproszenie z pewnością do niej nie dojdzie.

3. Data konferencji
Organizując ważne spotkanie należy w sposób przemyślany określić jego datę. Istotne jest, aby wydarzenie nie odbywało się w tym samym czasie, co inne ważne przedsięwzięcie. Może się zdarzyć tak, że tego samego dnia organizowana będzie inna, bardziej popularna konferencja na podobny temat, przez co
mozesz być pewny utraty znacznej liczby uczestników.

4. Lokalizacja
Bardzo ważnym elementem jest lokalizacja. Priorytetem może tu być odległość obiektu od domów uczestników, ale może to być także wyjątkowość okolicy. Dostarczenie uczestnikom dodatkowych wartości płynących z danej lokalizacji ma dwie podstawowe zalety: po pierwsze więcej osób zdecyduje się na wyjazd w atrakcyjne miejsce, a po drugie konferencja dostarczająca dodatkowych atrakcji na dłużej pozostanie w pamięci uczestników. Górskie wycieczki, spacery po lesie, albo wdychanie morskiego powietrza jest zwykle większym atutem niż pobyt w centrum miasta.

Hotel SPA Dr Irena Eris Krynica Zdrój
Hotel SPA Dr Irena Eris Krynica Zdrój

5. Obiekt konferencyjny
Mając gotowy budżet, wybraną datę, lokalizację i znając liczbę uczestników konferencji należy zastanowić się nad wyborem odpowiedniego obiektu lub sali konferencyjnej. Na terenie Polski działają tysiące hoteli, centrów konferencyjnych, ośrodków szkoleniowych, uczelni, biurowców i innych obiektów, które oferują wynajem sal konferencyjnych. Należy przy tym pamiętać, że sale konferencyjne różnią się wielkością, wyposażeniem i przeznaczeniem.

Ważne, żeby dostosować liczbę przewidywanych uczestników do możliwości sali konferencyjnej. Niepotrzebnym problemem byłoby wynajęcie sali przeznaczonej dla 500 osób na konferencję, na której nie będzie nawet 100 osób. Większa sala jest zwykle droższa, więc skutkowałoby to nie tylko wrażeniem, że sala jest pusta, ale także znacznym wzrostem kosztów. Jeszcze większy problem pojawiłby się, gdyby sala była za mała. Co prawda można wtedy starać się o dodatkowe krzesła, ale kto by chciał się cisnąć i dusić na konferencji?

Zamek Ryn
Zamek Ryn

Z pewnością konferencje organizowane w niekonwencjonalnych miejscach na dłużej zostaną w pamięci uczestników. Wymyślne, nietuzinkowe miejsca, takie jak zamki, klasztory czy aquaparki wcale nie muszą być droższe od sal oferowanych przez hotele. Największa wyszukiwarka obiektów konferencyjnych znajduje się na portalu MojeKonferencje.pl.

Zanim zdecydujesz się na konkretne miejsce musisz wcześniej sprawdzić jego wyposażenie. Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na akustykę i nagłośnienie sali (osoby siedzące na końcu także muszą słyszeć prelegentów), sprzęt multimedialny, Internet (jeżeli jest potrzebny), ale również takie udogodnienia jak parking czy przystosowanie obiektu do potrzeb osób niepełnosprawnych. Organizacja konferencji na pierwszym piętrze budynku nieposiadającego wind z pewnością skończyłaby się przedwcześnie dla osoby poruszającej się na wózku inwalidzkim.

Pamiętaj, żeby lokal rezerwować nawet kilka miesięcy przed planowaną datą konferencji!

Śledź naszego bloga! Już niedługo ukaże się druga część poradnika, z której dowiesz się jak dobrze zorganizować przebieg konferencji.