Jak znaleźć idealne miejsce na event?

Mówi się, że event manager musi mieć kilka par oczu, rąk i nóg. Najlepiej jeszcze umiejętność podróży w czasie i załatwiania wszystkiego „na wczoraj”. Organizacja ogromnych konferencji, wyjazdów pracowniczych czy imprez firmowych wymaga uwzględnienia wielu szczegółów, które w ferworze różnych działań, mogą umknąć naszej uwadze. Warto sobie ułatwić zadanie, bo nawet jeśli z pleców powiewa peleryna superbohatera, każdy potrzebuje czasem pomocy. Zbieramy więc wszystko, na co zwrócić uwagę podczas wybieraniu idealnego miejsca na event.

Szukajcie a znajdziecie!

Wszystko działa sprawnie jeśli posiadasz pomysł na stworzenie najlepszego wydarzenia dla swojego klienta. Wiesz czego potrzebujesz i gdzie tego szukać. Takie sytuacje niestety nie zdarzają się cały czas i nie zawsze są dobre. Liczy się kreatywność. Event manager nie może zamykać się w sztampowych ramach. Wciąż musi poszukiwać, zmieniać, modelować ofertę tak, aby klient wiedział, że ma do czynienia z kreatywnym specjalistą, a nie maszyną wyrzucającą typowe rozwiązania.

Własne zaplecze

W branży eventowej bardzo chętnie pracuje się ze sprawdzonymi partnerami, ale ogólna znajomość rynku może ustrzec nas przed ślepotą na lepszą ofertę konkurencji. Każdego dnia należy budować własne bazy i stopniowo je rozwijać. Co katalogować? Przed wszystkim firmy technologiczne, tłumaczeniowe i cateringowe. Zbierać numery telefonów, adresy, cenniki artystów i firm, które organizują różnego rodzaje atrakcje. Nie ograniczajmy się. Czasem informacja, która z pozoru wydaje się nieprzydatna, może okazać się najlepszym rozwiązaniem w momencie kryzysu lub zastoju. Trafiłeś na ofertę starodawnego rancza, gdzie pasą się krowy i świnki? Nie skreślaj tego. Przez pięć lat ta informacja może ci się nie przydać, ale w szóstym trafi się klient, który właśnie tego potrzebuje. I wtedy wyciągasz tą informację z bazy danych, jak królika z rękawa, zaspokajając wszystkie potrzeby niemal od ręki.

Pomocne narzędzia

Event manager musi stale śledzić nowinki technologiczne, top listy, rekomendacje, nowe obiekty, oferty, ale gdzie tego szukać? Warto zajrzeć czasem na zagraniczne blogi branżowe. Nawet jeśli przedstawione tam rozwiązania dotyczą nieosiągalnych obiektów to wcale nie znaczy, że proponowane pomysły nie sprawdzą się w polskich realiach. Może właśnie będziesz kimś, kto zapoczątkuje nowy trend? Aplikacje mobilne pozwalają tworzyć całe scenariusze wydarzenia. Wirtualne spacery lub modele 3D ukazują obiekty dokładniej niż same fotografie. Nowoczesne wyszukiwarki polskich lokalizacji eventowych, atrakcji oraz firm usługowych są szczególnie przydatne, jeśli pozwalają na porównywanie ofert. Czym dokładniej określimy filtry, tym bardziej zawężamy obszar poszukiwań o te oferty, które faktycznie nas dotyczą.

Nie zapominajmy także o social media. Posiadają one zatrważającą siłę i zasoby inspiracji. Na grupach i czatach można trafić na rekomendacje, znaleźć nietypowych artystów bądź oryginalne atrakcje. Doświadczenie innych może ustrzec nas przed współpracą z kimś nieuczciwym lub niesolidnym. Event manager musi romansować z branżą. Uczęszczaj na targi i spotkania z dostawcami. Można tam posłuchać o nowatorskich rozwiązaniach, korzystać z wiedzy ekspertów oraz poznać cały wachlarz firm cateringowych, artystycznych, technicznych.

Nakreśl koncepcję

Event manager powinien posiadać dodatkowy zmysł, który podpowiada mu co najlepiej pasuje pod dane wydarzenie. Nie zawsze jednak idzie to w prze z wyobrażeniem klienta. Trzeba wtedy odpowiedniej elastyczności oraz umiejętności „czytania w myślach”. Już na samym początku trzeba wypytać o jak najwięcej szczegółów, a potem stworzyć z nich ogólny koncept. Zanim zaczniesz szukać, musisz wiedzieć tak podstawowe informacje jak ilość osób oraz przewidywalny budżet. Oba te czynniki mają najwierniejsze znaczenie, aby nakierować twój tok myślenia w odpowiednią stronę.

Co i do kogo?

Żeby oferta była dopasowana pod klienta, należy zwrócić uwagę na jego grupę docelową. Jaka jest branża gości konferencji? Czemu ma być dokładnie poświęcone spotkanie? Liczba uczestników określi liczbę sal i miejsc noclegowych. Charakter wydarzenia pozwoli na dopasowanie obiektu. Czy organizator bierze pod uwagę inne miasta? Czy istnieje potrzeba budowania prestiżu czy może bardziej kameralnego klimatu? Atmosfera jaka ma panować podczas wydarzenia pozwoli określić czy sprawdzi się obiekt zabytkowy, restauracja czy centrum kongresowe. Klient może potrzebować wyłączności na cały budynek. Zwróć uwagę na to co zmienia percepcję całego wydarzenia. Bardzo wysoki sufit zwiększa poczucie autorytetu oraz dodaje powagi wydarzeniu. Jeśli uczestnicy widzą za oknami szczyty górskie lub słyszą szum morza będą czuć się zrelaksowani. Podczas wyjazdu integracyjnego większe znaczenie ma część rozrywkowa. Natomiast przy organizowanych szkoleniach podstawą jest zaplecze naukowe i techniczne.

Długie życie eventu

Nawet jeśli konferencja trwa dwa-trzy dni to mało w ujęciu roku. Ludzki mózg zachowuje tylko te informacje, które są co jakiś czas odświeżane bądź wywarły naprawdę monumentalne wrażenie. Co zrobić, aby nasz wysiłek włożony w organizację wydarzenia naprawdę zaowocował? Otóż dany event musi zostać zapamiętany, a najlepiej jeśli zostawi po sobie jakiś ślad. Można rozważyć relację live, reportaż lub jakiś rodzaj filmu. Stworzoną prezentację lub skrót wydarzenia łatwo rozpowszechnić szerszemu gronu. Myśląc o przygotowaniu eventu najwięcej czasu oraz środków przeznaczamy na jego realizację. Niewiele natomiast poświęcamy uwagi przed i po wydarzeniu. W jednym miejscu zbierze się grono prawdziwych specjalistów danej branży. Jeśli stworzą ciekawe porady, wizytówki czy projekt, możemy to wykorzystać to celów content marketingowych. Tego typu działanie pozwala utrzymywać kontakt z uczestnikami, co znacznie zwiększa ich chęć do interakcji. Nie zostaniemy zapomnień. Można nawet liczyć na pozytywne skojarzenia z naszym wydarzeniem, a to najlepszy dowód sukcesu.

Planuj od A do Z

Jeśli posiadamy już wymagane informacje, opracowaliśmy ogólny koncept i zabraliśmy się za poszukiwania, musimy dokonać analizy obiektów. Digital Knowledge Village przygotował poradnik, który ma na celu usprawnienie pracy event managerów. Jest w przystępnej formie e-booka, do którego warto zajrzeć w wolnej chwili po kilka porad dotyczących wyboru miejsca pod wydarzenia biznesowe. Zawiera wyliczenie wszystkich elementów, na które musimy zwrócić uwagę od początku aż po zakończenie procesu organizacyjnego. Warto posiadać taką Checklistę i odhaczać z niej wszystko, co już zostało dokonane.Wprowadzi to więcej porządku w szybko zmieniającym się życiu event managera.

Formalności

Po pierwsze powinniśmy zwrócić uwagę na to co decyduje o całym wydarzeniu, czyli jego termin. Dobrze dowiedzieć się jakie obiekt zawiera ramy dodatkowe, czyli czas na montaż i demontaż konstrukcji takich jak scena czy podest. Ile zmieści się uczestników w preferowanym przez nas układzie? Dla mniejszych grup łatwo o modyfikacje stołów, lecz przy obsłudze setek gości, często jedynym rozwiązaniem jest układ teatralny. Ułatwieniem są elastyczne warunki rezerwacji, zamówienia, płatności i ewentualnej anulacji. Warto także zwrócić uwagę na regulamin obiektu, ponieważ może zawierać informacje o rzeczach, których nie wolno robić na terenie budynku. Event managerowie maja zazwyczaj tyle rzeczy na głowie, że umowę zostawiają na sam koniec. Negocjacje wtedy potrafią przeciągać się w nieskończoność. Warto wiedzieć, że obiekty konferencyjne zazwyczaj posiadają standardowe wzory umów, które mogą przysłać wraz z wyceną wydarzenia.

Powierzchnia i budynek

Wybierając miejsce na wydarzenie musimy zwrócić uwagę na najwięcej czynników. Od drobnych, wręcz kosmetycznych detali aż po elementy, które decydują o sukcesie całego eventu. Cechy idealnego miejsca dzielą się na trzy części: centrum wydarzenia, bliskie otoczenie i dalekie otoczenie. Do centralnej części należy sala konferencyjna, w której przede wszystkim będzie odbywał się event. Zależy nam na jej wielkości, układzie miejsc siedzących oraz dostępie do pomieszczeń pokrewnych. Sprawdźmy czy występuje scena modułowa z możliwością konfiguracji oraz czy wejście na nią jest łatwe. Brak schodków może spowodować niechciane, komiczne sytuacje. Zwróćmy uwagę, gdzie znajduje się strefa cateringowa i strefa chilloutowa? Wykorzystując kilka sal jednocześnie, musimy zwrócić uwagę na jakość komunikacji między nimi. Dobrze jeśli znajdują się na jednym poziomie.

Przestrzeń dookoła sali konferencyjnej tworzy obsługa recepcji oraz szatni. Czy właściciel lokalu zapewnia tam pracowników, czy preferuje samoobsługę? Upewnijmy się, że nie nalicza opląty, jeśli tego nie chcemy. Bliskie otoczenie powinno być funkcjonalne, przestrzenne i łatwo dostępne dla każdego. Problemem może być niewystarczająca ilość wieszaków bądź krótkie godziny otwarcia szatni. Dalsze otoczenie to wszystko co znajduje się na terenie budynku: liczba wind oraz dostosowanie korytarzy dla osób niepełnosprawnych. Jeśli chcemy uniknąć nerwowych sytuacji związanych z brakiem miejsc na samochody, upewnijmy się co do liczby stanowisk na parkingu. Brama wjazdowa bądź oddzielna winda towarowa mogą bardzo zwiększyć przepustowość. Decydując o zakwaterowaniu uczestników, liczy się dostępna liczba i standard pokoi. Najlepiej już na samym początku ustalić formę ich opłacenia. Natomiast odległość od lotniska, dworca i możliwość dojazdu komunikacją miejską zapewni uczestnikom dużą wygodę w podróżowaniu zarówno na samo wydarzenie, jak i między nim a hotelem.

Technologia na miarę XXI wieku

Multimedia to najlepszy przyjaciel event managera. Możne dzięki nim zażgać wiele kryzysów, szczególnie tych na poziomie komunikatywnym. Ułatwiają zarządzanie wydarzeniem, a dodatkowo potrafią je uatrakcyjnić. Miejsce idealne na organizację wydarzenia biznesowego musi być więc nowoczesne pod względem technologicznym. Obecnie podstawą jest szybki internet. Musi posiadać dużą przepustowość, ale i być zabezpieczony, aby nie narazić nas na wirusy bądź uszkodzenia plików. Aby prelekcja była zrozumiała dla wszystkich potrzebujemy odpowiedniego nagłośnienia i skonfigurowania go z oświetleniem. Musimy ocenić jaka będzie potrzeba liczba mikrofonów i czy potrzebne będą tłumaczenia. Jeśli naraz występuje tylko jedna osoba, można rozważyć mównicę.

Próba ostateczna nie może wywołać paniki, ponieważ coś nie działa tak jak oczekiwaliśmy. Wcześniej sprawdźmy jaki sprzęt i software będą używane? Sprawdźmy oprogramowanie laptopa oraz czy w razie problemów możemy liczyć na wsparcie ze strony samego obiektu. Oceńmy co nam będzie potrzebne. Do najczęściej wykorzystywanych rozwiązań należą: ekrany Digital Signage, systemy nagłośnienia foyer oraz umożliwiające przeprowadzenie głosowania. Obecnie ciekawym rozwiązaniem jest prowadzenia live-streamu. Niekiedy właściciele posiadają własne preferowane firmy multimedialne. Jeśli wcześniej wspierały wydarzenia w tym miejscu, znacznie lepiej będą się po nim poruszać.

Musi być świeżo i zdrowo

Dla event managerów znana jest przerwa kawowa oraz przerwa lunchowa. Planowanie cateringu skupia się na ustalaniu czasu, wydatków oraz miejsca podania. Obecne czasy wymagają poświęcenia znacznie większej ilości czasu na wybór cateringu nim kilka lat wcześniej. Powodem tego jest lifestyle większości społecznictwa, które skupia się na zdrowej żywności i sporcie. Dobrze jeśli w posiłku znajdują się świeże soki, owoce i ciasta. Obecnie firmy cateringowe preferują wysoką jakość stosowanych produktów. Warto zwrócić uwagę na potrawy dla wegetarian, alergików i wersje bezglutenowe. Nie zawsze także obiekty zgadzają się na catering zewnętrznej firmy, warto więc sprawdzić jaką kuchnie mamy do wyboru.

Nim zapadnie ostateczny wybór

Gdy wybrałeś już kilka obiektów, które spełniają wymagania klienta, wysyłasz zapytanie o wycenę do właścicieli. W tym momencie dobrze jest uzbroić się w cierpliwość i spokojnie poczekać na kalkulację. Aby uniknąć niedomówień, rzetelnie przedstaw jak najwięcej informacji, dzięki czemu otrzymany cennik będzie idealnie dopasowany. Następny krok to osobista ocena. Właściciele, którzy są mobilni, elastyczni i chętni do pomocy mogą przesądzić o powodzeniu całego przedsięwzięcia. Podczas spotkania z nimi oraz zwiedzania obiektu mogą ukazać się nowe możliwości bądź utrudnienia. Dodatkowo upewnisz się, że nie czekają cię już żadne ukryte opłaty. Dopytaj czy oferta zawiera sprzątanie sal i toalet w trakcie, a także po wydarzeniu.

Artykuł inspirowany e-bookiem „Miejsce ma znaczenie. Jak wybrać idealny obiekt na event?” opracowanym przez zespół Digital Knowledge Village, członków Stowarzyszenia Branży Eventowej.