Jak organizować konferencję krok po kroku?
Niezależnie, czy planujemy kameralne spotkanie, czy międzynarodowy event, każde wydarzenie biznesowe wymaga wielu istotnych działań organizacyjnych. Nie jest to jednak zadanie łatwe. Musimy wziąć pod uwagę różne czynniki i pamiętać o pojedynczych detalach, które ostatecznie uczynią nasze wydarzenie sukcesem. Można ułatwić sobie to zadanie, jeśli podejdziemy do niego z pewną wiedzą dotyczącą samego procesu planowania. Zebraliśmy kilka najważniejszych punktów, o tym jak organizować konferencję krok po kroku.
Punkt 1. Stwórz koncepcję.
Gdy stoi przed nami wyzwanie zaplanowania wydarzenia firmowego nie ma powodu, aby ulegać stresowi. Choć początkowo zadanie może wydawać się trudne, to małymi krokami można osiągnąć spektakularny sukces. Najlepiej jest usiąść i zacząć myśleć. Nie ma sensu bowiem podejmować jakiegokolwiek działania, jeśli nie mamy stworzonej ogólnej koncepcji eventu. Określenie jej już na samym początku sprawi, że każdy późniejszy element będzie ze sobą współgrał. Pojedyncze kwestie muszą współpracować, tworząc sprawnie funkcjonujący mechanizm.
Musimy sobie zadać kilka podstawowych pytań. Choć mogą wydawać się banalne, warto poświecić im chwilę czasu. To od nich zależy całokształt konferencji, jaką organizujemy. Na początek należy określić profil i liczbę uczestników. Przykładowo warsztaty kulinarne dla dziesięciu osób będą znacząco różnic się od prestiżowego bankietu. Zadajmy sobie pytanie czy spotkanie będzie posiadało kameralny charakter i czy zależy nam na swobodzie i kreatywności uczestników? A może głównym zamierzeniem jest promocja produktu, dlatego ogromne znaczenie ma prestiż i spektakularność?
Musimy mieć jasno wytyczony temat i cel spotkania, dzięki czemu nie pogubimy się podczas podejmowaniu późniejszych decyzji. Ważną kwestią jest nazwanie grupy docelowej i zbadanie ich oczekiwań. Tego typu wydarzenia są sukcesami tylko, jeśli staja się przyjemne i istotne dla uczestników. To ich zadowolenie decyduje o jakości naszej pracy. Od złożoności naszej koncepcji zależy czas i wysiłek, jaki będzie konieczny w zaplanowaniu konferencji.
Krok 2. Napisz plan.
Kiedy mamy już określony cel, koncepcję, grupę docelową i charakter spotkania, możemy przejść do bardziej technicznych zajęć. Kiedy wiemy, że czeka nas ogrom pracy, warto jest rozpisać sobie każdą rzecz, tak aby działać kompleksowo i chronologiczne. W ten sposób nie zapomnimy o niczym, ani nie pominiemy ważnych terminów. Podczas pisania scenariusza konferencji zaczniemy zauważać jak wielkie znaczenie miały nasze pierwotne założenia. Podczas poszukiwań miejsca będziemy wiedzieć czy lepiej sprawdzi się urokliwy hotel, czy nowoczesne centrum targowe. Jasne stanie się także to, w jakiej lokalizacji uczestnicy będą się komfortowo. Będziemy znać wymagania wielkościowe oraz techniczne.
Plan powinien uwzględniać jak najbardziej szczegółowy harmonogram tego co bezie się działo na sali konferencyjnej, jak i poza nią. Należy określić czy konieczne jest zapewnienie cateringu, zakwaterowania lub transportu gości. W tym momencie warto stworzyć kosztorys wydarzenia. Ułatwi to zbieranie ofert i rozmowy z podwykonawcami. Mając ograniczony budżet, już na wstępnym etapie będzie można określić na co możemy sobie pozwolić, co jest najważniejsze, a z czego jesteśmy zmuszeni zrezygnować. Warto rozejrzeć się po przykładowych cenach, które różnią się zależnie od lokalizacji, wielkości oraz prestiżu miejsca konferencyjnego. Musimy określić harmonogram tygodniowy z wyraźnym zaznaczeniem terminów, które nie mogą być przekroczone, jak np. druk zaproszeń czy tworzenie listy e-mailowej.
Punkt 3. Wybór miejsca konferencyjnego.
Powodzenie wydarzenia w dużej mierze zależy od wyboru lokalizacji. Miejsce ma ogromne znaczenie zarówno dla organizatora, jak i uczestników. Powinno posiadać wygodną komunikację oraz zapewniać w okolicy miejsca parkingowe, jeśli według zamierzenia goście mają dotrzeć tam samodzielnie. Uwzględnijmy zarówno samochody, jak i transport publiczny. Kiedy chcemy przewieść uczestników autokarem należy mieć na uwadze, czy będzie on mógł wjechać na parking i zostać tam podczas całego eventu.
Kolejnym ważnym elementem jest wygląd i stan techniczny budynku. Dobrze jeśli zapewnia przestronne przestrzenie wyposażone w nowoczesne systemy oświetleniowe oraz klimatyzację. Zwróćmy uwagę, czy budynek jest dostosowany do wymogów niepełnosprawnych i czy łatwo się po nim poruszać. Powinniśmy zadecydować czy planujemy wynajem całego obiektu, czy tylko jego część. Może być tak, że w tym samym czasie będzie trwało spotkanie innej firmy, więc upewnijmy się, że wydarzenia nie będą ze sobą kolidować. Wygodnym rozwiązaniem jest wybór miejsca konferencyjnego z możliwością przesuwania ścian i dowolnej aranżacji przestrzeni.
Zdecydujemy jaki będzie nam potrzeby sprzęt techniczny. Jeśli obiekt go udostępnia to przeprowadźmy próbę generalną, aby wszystko było na pewno dobrze widoczne i słyszalne dla widzów. Mogą być nam potrzebne mikrofony, mównice czy scena, co często nie wchodzi do podstawowego wyposażenia. Dowiedzmy się, czy należy za to dodatkowo zapłacić. Warto także zwrócić uwagę na zaplecze sanitarne i gastronomiczne. Czy obiekt posiada restaurację, zapewnia catering czy należy zamawiać zewnętrzną firmę? Podobnie sytuacja wygląda z miejscami noclegowymi. Możemy wykupić pakiet, który łączy nocleg z korzystaniem z sali konferencyjnej, zapewniając kompleksową obsługą przez jeden obiekt. Innym rozwiązaniem jest korzystanie z usług rożnych, niezależnych od siebie firm. Warto wybierać obiekty konferencyjne, które dostosowują ofertę do potrzeb klienta, a pracownicy służą pomocą w każdym aspekcie wydarzenia.
Punkt 4. Prześledź wszystko od początku.
Mamy plan, miejsce, rozwiązania związane z techniką, transportem, noclegiem oraz gastronomią, pozostało tylko sprawdzić, czy nic nie umknęło. Kiedy najważniejsze z punktów są zapewnione i sprawdzone, można wziąć pod uwagę aspekty dodatkowe. Wiele z obiektów konferencyjnych posiada zaprzyjaźnione firmy zewnętrzne, które oferują usługi mogące wspomóc event pod względem logistycznym lub uczynić go ciekawym widowiskiem. Czasem organizowane są dodatkowe pokazy artystyczne, przygotowywane są dekoracje, zapewniana jest muzyka, prowadzący, kelnerzy lub hostessy. Jeśli obiekt zapewnia takie usługi jest to duże ułatwienie dla organizatora. Zamiast rozmawiać z każdym podwykonawcą z osobna, prowadzi dialog włącznie z wyznaczonym do tego pracownikiem obiektu. Coraz częściej hotele i ośrodki konferencyjne zapewniają wsparcie managera lub planisty eventów, który czuwa nad ich przebiegiem od początku aż do samego końca.
Diabeł tkwi w szczegółach, dlatego podczas śledzenia całego planu konferencji, warto wykazywać się wręcz pedantyczną przezornością. Należy pomyśleć nad wszystkimi ewentualnymi problemami, jakie mogą pojawić się w trakcie wydarzenia. Zacznijmy od tych najbardziej skrajnych, takich jak: korki, problemy techniczne, utrata prądu lub niepojawienie się jakiejś zewnętrznej firmy. Choć na wiele rzeczy nie mamy wpływu, warto być ich świadomym i na jak najwięcej spróbować znaleźć rozwiązanie. Nie ma co panikować. Większość czarnych scenariuszy, jakie pojawiają się w naszej głowie, nigdy nie dochodzi do skutku. Potem pomyślmy o drobiazgach. Czy potrzebujemy szatni, ochrony czy dodatkowych pracowników? Nie warto bać się zwrócić uwagi podwykonawcom czy obsłudze obiektu w przypadku niedociągnięć. Gdy nadchodzi dzień konferencji miej sokole oko. Nerwy nie pomogą w razie problemów, dlatego niezależnie od sytuacji zachowaj stoicki spokój.
Punkt 5. Zbierz opinię.
Uff… już po wszystkim. Konferencja skończona. Ostatni uczestnicy opuścili obiekt, pozostała więc dokumentacja, rozliczenia oraz zebranie informacji zwrotnej. W pierwszej kolejności pomyśl czego podczas całego procesu udało się nauczyć, jakie wystąpiły problemy i jak ich uniknąć w przyszłości. Zbierz opinie współpracowników, którzy w mniejszym lub większym stopniu pomagali podczas eventu. Najważniejsza jest jednak informacja, jaką dostarczą uczestnicy. Powinniśmy wiedzieć, jakie były ich odczucia, czy zdobyta wiedza jest pomocna, a forma jej przekazania przystępna.
Mimo zmęczenia należy pamiętać o tzw. follow-up’ie. Może on przyjąć formę ankiety na koniec eventu lub rozmowy telefonicznej po jego zakończeniu. Dobrze jest, jeśli uczestnicy spotkania ocenią część merytoryczną, organizacyjną oraz wszystkie udogodnienia podczas konferencji. Jest to niezwykle ważny etap, ponieważ goście mogli zwrócić uwagę na coś, co przeoczyliśmy lub nie miało dla nas wielkiego znaczenia. Im więcej informacji zwrotnej uda się zebrać, tym lepsze wydarzenia biznesowe będziemy mogli organizować w przyszłości.