Harmonogram organizacji konferencji
Organizując konferencję warto pamiętać o tym, że o sukcesie wydarzenia decydują jego uczestnicy. Aby jednak wszystko przebiegało sprawnie, nie można pominąć żadnej istotnej kwestii. Czasem nawet to, co z pozoru wydaje się drobiazgiem, może zadecydować o zadowoleniu któregoś z gości. Warto więc wcześniej przygotować sobie profesjonalny i szczegółowy harmonogram organizacji konferencji. Dzięki niemu będziemy mieć pewność, że zdążymy z każdą rzeczą na czas.
Wybór miejsca na konferencję
W pierwszej kolejności musimy przygotować listę obiektów konferencyjnych, jakie spełniają warunki naszego wydarzenia. Powinniśmy wziąć pod uwagę przewidywaną liczbę uczestników i czas trwania eventu. Są to podstawowe wytyczne, które pozwalają nam wyodrębnić lokalizację dość duże i mające wolne terminy. Zadecydujmy o sprzęcie, jaki jest niezbędny, aby wszystko przebiegało na wysokim poziomie technicznym. Jeśli potrzebujemy ekranu, rzutnika czy mównicy, upewnijmy się, że sala konferencyjna posiada je na wyposażeniu i czy należy za nie umieścić dodatkową opłatę. Warto także zastanowić się, czy będzie wymagany catering. To początkowa faza przygotowań, jednak musimy mieć ogólny zarys wydarzenia, aby wiedzieć, czego powinniśmy szukać.
Wyodrębnieniem obiektów konferencyjnych możemy zająć się osobiście bądź zlecić to zadanie naszym ekspertom, którzy mogą bezpłatnie przygotować zestawienie miejsc znajdujących się w bazie MojeKonferencje.pl. Z listy, która zostaje dostosowana do indywidualnych potrzeb, klient podejmuje ostateczną decyzję. Takie rozwiązanie jest dobrym sposobem, aby zaoszczędzić własny czas. Jednocześnie możemy bazować na doświadczeniu osób, które doskonale znają polecane obiekty i ich sposób obsługiwania wydarzeń.
Po sprawdzeniu oferty i wybraniu najlepszego obiektu, należy dokonać rezerwacji i najlepiej od razu umówić się na podpisanie umowy. Zazwyczaj ustalony zostaje termin w ciągu najbliższego miesiąca. Warto mieć na uwadze, że w trakcie sezonu konferencyjnego dokonanie rezerwacji z trzymiesięcznym wyprzedzeniem może nie wystarczyć. Przy naprawdę dużych eventach, planowanie powinno zacząć się nawet pół roku lub rok wcześniej. Jest to szczególnie ważne, gdy zależy nam na prestiżowych i obleganych punktach w centrum Warszawy, Wrocławia, Krakowa czy Poznania.
Ustalić budżet konferencji
Po dokonaniu rezerwacji sali konferencyjnej, musimy ustalić kompletny budżet wydarzenia. Znamy już najważniejszy kosztorys, czyli cenę miejsca i cateringu. Gdy musimy poszukać zewnętrznej firmy cateringowej, należy wziąć pod uwagę także cenę ewentualnej obsługi kelnerskiej. Musimy porozmawiać z osobami występującymi, profesorami, trenerami, coachami oraz podpisać stosowne umowy z należnym honorarium. Gdy planujemy atrakcje dodatkowe, musimy opłacić także artystów. W przypadku kilkudniowych wydarzeń biznesowych, konieczny okaże się nocleg. Może on znajdować się w tym samym miejscu, co konferencja bądź w zaprzyjaźnionym hotelu. Jeśli zrzeszamy członków naszej firmy z różnych miast, należy zapewnić im dojazd wynajętymi autokarami.
Zapewnić oprawę merytoryczną i wizualną
Powoli wyłania się już całokształt konferencji, więc należy teraz zapewnić jej odpowiednią oprawę. Zlećmy zaprojektowanie identyfikacji wizualnej wydarzenia. Musimy mieć rozpoznawalny logotyp, zaproszenia dla uczestników, plakaty promujące oraz identyfikatory dla osób biorących udział w spotkaniu. W ciągu całego procesu planowania, warto zachowywać stały kontakt z mediami. Potwierdźmy listę prelegentów i ustalmy kolejność ich występowania. Odpowiednie nazwiska na banerach reklamowych zawsze przyciągają większą liczbę uczestników, dlatego warto podejmować staranne decyzję i ustalić niekonwencjonalną, a zarazem ważną dla branży tematykę.
Określić zasady rejestracji
Wraz z wysłaniem zaproszeń na konferencję, powinniśmy uruchomić system rejestracji. Można w tym celu wykorzystać stronę internetową poświęconą wydarzeniu. Dodatkowo pełni ona rolę reklamową i informacyjną. Udostępniamy na niej szczegółowy plan programu z uwzględnieniem na poszczególne godziny oraz cenę wejściówek. Warto także określić liczbę miejsc parkingowych w okolicy, punktów przesiadkowych oraz lokalizację poszczególnych wejść. Zapewnimy tym sposobem łatwiejsze poruszanie się gości. Dodatkowo można na bieżąco informować o podejmowanych działaniach organizacyjnych. Limit miejsc na konferencję zawsze określa się możliwościami rozlokowania w sali konferencyjnej.
Zaplanować szczegóły konferencji
Gdy pozostaje miesiąc do eventu, można ponowić zaproszenia do osób, które otrzymały je wcześniej, lecz nie udzieliły pewnej odpowiedzi. Należy upewnić się, że wszystko przebiega poprawnie u podwykonawców. Można stworzyć plan dodatkowy dla uczestników konferencji. Są to zazwyczaj atrakcje sportowe, spektakle teatralne lub imprezy integracyjne z zespołem muzycznym. Musimy także pamiętać o zamówieniu materiałów biurowych i promocyjnych, takich jak: teczki, długopisy i drobne upominki. Należy przygotować i wydrukować ankiety podsumowujące, które pozwolą nam zebrać opinię od uczestników na temat wydarzenia. Gdy termin konferencji zbliża się coraz bardziej, skontrolujmy salę i sprzęt. Jednocześnie warto sprawdzić dostęp do gniazdek elektrycznych, jakość toalet i szatni. Tydzień bądź dwa przed wydarzeniem, powinniśmy ponowić informację w prasie oraz wysłać przypomnienia dla gości.
