Przygotowanie sali konferencyjnej

Organizując konferencję, możemy poczuć się trochę jakbyśmy organizowali imprezę dla znajomych we własnym domu. Zwykle chcemy, by goście czuli się u nas dobrze i swobodnie, oraz żeby wyszli od nas zadowoleni. Musimy zrobić porządki, odkurzyć, zetrzeć kurze, pomyśleć o dobrym jedzeniu i atrakcjach dla gości. Podobnie jest kiedy organizujemy konferencję. Przygotowanie sali konferencyjnej na przyjęcie uczestników spotkania wiąże się z wieloma godzinami planowania, a także dokonywaniem ważnych wyborów. W dzisiejszym artykule zdradzimy, na co zwrócić szczególną uwagę.

Najważniejsze jest pierwsze wrażenie.

Przygotowując salę konferencyjną na nasz event, musimy zadbać, by prezentowała się ona perfekcyjnie już od samego progu. Obdarte ściany, plamy na obrusie, krzykliwe kolorowe dodatki, kicz – tego staramy się unikać. Sala musi wyglądać estetycznie. Harmonijnie ustawione stoły i krzesła, stonowane kolory i czyste przedmioty. Wśród organizatorów wydarzeń biznesowych jest wielu zwolenników obecności roślin w sali konferencyjnej. Dodają one klimatu. Trzeba jednak pamiętać, by doniczki i osłonki nie były zakurzone – nie dość, że nie wygląda to schludnie, to jeszcze może powodować kaszel i podrażnienia gardła (pamiętajmy, że wśród naszych gości mogą być alergicy!). Nie zostawiajmy również na widoku żadnych zbędnych przedmiotów. Często obiekty konferencyjne oferują szatnię, w której można zostawić torbę, kurtkę i niepotrzebne podczas spotkania rzeczy.

Zapach podczas konferencji. Czemu to taka istotna kwestia?

Często organizatorzy spotkań biznesowych nie przykładają dużej wagi do unoszącego się w sali zapachu. Jest to duży błąd, ponieważ zapach w pomieszczeniu może popsuć atmosferę. Może też ją naprawić, jeśli jest przyjemny i nienachalny. Pamiętajmy o nieużywaniu detergentów o silnych zapachach do czyszczenia wnętrza sali konferencyjnej. Często utrzymują się one wiele godzin i drażnią nosy uczestników konferencji. U wiele osób powodują również zawroty głowy, kaszel i łzawienie oczu – i tu mowa nie tylko o alergikach. Nie przesadzajmy również z odświeżaczami powietrza. Przed spotkaniem, w ramach przygotowania sali na przyjście gości, należy pomieszczenie dokładnie przewietrzyć. Świeże powietrze dobrze wpływa na koncentrację i kreatywne myślenie. Oczywiście pod warunkiem, że okna sali konferencyjnej nie wychodzą na często uczęszczaną ulicę. Nie chcemy przecież naszych gości zatruć samochodowymi spalinami! Prawda? Umiejscowienie sali konferencyjnej jest również bardzo ważne, kiedy chcemy w trakcie spotkania otworzyć okno. Hałasy z zewnątrz nie powinny zaburzać przebiegu spotkania.

Przygotowanie sali konferencyjnej wiąże się z dobrze przemyślanym ustawieniem stołów i krzeseł.

Warto, by krzesła były wygodne. Wielogodzinne konferencje w pozycji siedzącej nawet najbardziej zapalonemu tematem naszej prezentacji uczestnikowi potrafią dać się we znaki. Mimo, że wydaje nam się, że siedząc człowiek odpoczywa – nie zawsze tak jest. Należy zadbać o to, by krzesła były jak najbardziej ergonomiczne, czyli odpowiednio dostosowane do naszych kręgosłupów. Krzesła powinny utrzymywać prawidłową postawę i nie obciążać zbyt mocno kręgosłupa. Dobrze, gdy są też porządnie wykonane i ładnie wyglądające. Powinny być dopasowane do reszty wyposażenia. W starych salach konferencyjnych często można spotkać różne krzesła w tym samym pomieszczeniu. Są tzw. zbiorowiskiem wieloletnich zakupów właścicieli. Każde krzesło z innej parafii nie robi dobrego wrażenia na uczestnikach spotkania. Wygląda to po prostu nieprofesjonalnie i nieestetycznie. Ważny jest również ciężar krzeseł. Powinny być raczej lekkie, żeby łatwo było je przesuwać i ustawiać. Pamiętajmy o tym, że lekkie wcale nie oznacza plastikowe! Przygotowując salę konferencyjną organizatorzy powinni ustawić odpowiednią liczbę krzeseł. Lepiej więcej niż mniej. Nerwowe szukanie miejsca dla naszych gości w trakcie spotkania może popsuć całą atmosferę i zdekoncentrować zarówno uczestników spotkania, jak i prelegentów. Planując spotkanie i przygotowania sali konferencyjnej należy dokładnie przemyśleć, jakie ustawienie stołów i krzeseł najlepiej wybrać i które będzie najbardziej dopasowane do charakteru wydarzenia i liczby osób. Układ teatralny, szkolny czy może w podkowę?

Żadna udana konferencja nie może odbyć się bez sprawnego sprzętu multimedialnego

Profesjonalne wyposażenie to jedno, a umiejętne go używanie – to drugie. W sali konferencyjnej powinien znajdować się nowoczesny sprzęt, który umożliwi pokazanie naszej prezentacji wszystkim uczestnikom spotkania. Rzutnik multimedialny to podstawa w dzisiejszych czasach. Projektor często podwieszany jest pod sufitem, dzięki czemu nie zajmuje dużo miejsca i umożliwia lepsze zaaranżowanie przestrzeni w sali konferencyjnej. Należy również zadbać o sprawnego laptopa, głośniki, wszystkie kable i dostęp do szybkiego internetu (najlepiej bezprzewodowego i przewodowego). Wydarzenie dla dużej liczby osób nie odbędzie się również bez mikrofonów bezprzewodowych. Odpowiednie nagłośnienie jest bardzo ważne. Podczas przygotowania sali konferencyjnej powinno się sprawdzić, czy dźwięk słychać we wszystkich miejscach sali, również po drugiej stronie. Nawet jeśli nasz sprzęt jest super nowoczesny i mamy wszystko, co potrzebujemy do przeprowadzenia udanego spotkania, wcześniej musimy sprawdzić, czy jest sprawny i czy wszystko płynnie działa. Czy laptop ma łączność z internetem, czy rzutnik podłączony jest do laptopa, czy nasza prezentacja otwiera się na innym systemie operacyjnym niż ten, na którym ją tworzyliśmy? To wiele ważnych pytań, na które organizatorzy spotkań przygotowując salę konferencyjną przed przyjściem gości powinni odpowiedzieć zdecydowane „TAK”.

Odpowiedni catering to kolejny klucz do sukcesu.

Dostęp do jedzenia i picia jest bardzo ważną kwestią podczas organizacji konferencji. Dobre jedzenie potrafi poprawić humor, a odpowiednio skomponowane menu działa cuda na samopoczucie gości i ich koncentrację. Kawa, herbata, przekąski, ciastka to taki standard podczas konferencji i szkoleń. Organizator eventu musi pomyśleć, czy krótkie przerwy kawowe wystarczą, czy lepiej zorganizować dla swoich gości lunch lub obiad po skończonym spotkaniu. Posiłki najlepiej serwować w restauracji, stołówce czy innym pomieszczeniu, które nie jest naszą salą konferencyjną. Nie jest bowiem wskazane spożywanie posiłków w sali, w której odbywa się konferencja. Z kilku powodów. Jednym z nich jest zapach jedzenia, który może rozpraszać przybyłe osoby. A druga sprawa – pozwoli to uniknąć zabrudzeń.

Wielu osobom może się wydawać, że takie sprawy, jak zapach czy materiał, z którego zbudowane jest krzesło, niewiele ma wspólnego z sukcesem lub porażką organizowanej konferencji. Według nas warto zwrócić jednak na te, z pozoru mało znaczące, kwestie szczególną uwagę. Oczywiście nawet najlepiej przygotowana sala konferencyjna nie uchroni spotkania przed totalną klapą, jeśli organizator spotkania lub inne osoby przemawiające nie będą odpowiednio przygotowane merytorycznie lub nie będą utrzymywać kontaktu ze słuchaczami. Na sukces konferencji składa się wiele czynników – warto zadbać zwłaszcza o te, na które mamy bezpośredni wpływ.