Jak zorganizować konferencję latem?

Jak zorganizować konferencję latem?

Aby zorganizować konferencję latem, należy wziąć pod uwagę dwa główne czynniki: temperaturę i urlopową atmosferę. Wielu z nas w ciepłe okresy roku, znacznie chętniej uczestniczy w imprezach plenerowych, piknikach czy zabawach na świeżym powietrzu. Może to więc dobry czas, aby zastąpić salę konferencyjną na plener? Okoliczny park będzie równie skutecznym miejscem pracy, jak 5-gwiazdkowy hotel. Jak zorganizować konferencję latem? Gdzie zarezerwować pobyt podczas wyjazdu służbowego? O czym warto pamiętać, podczas planowania imprezy plenerowej?

Impreza plenerowa zamiast sali konferencyjnej

Nie ma lepszego czasu na organizację imprez plenerowych niż lato. W dużych miastach jest to czas licznych koncertów i zawodów sportowych na świeżym powietrzu. Place i parki zapełniają się ludźmi, którzy poszukują chwili wytchnienia w cieniu. Imprezy plenerowe są świetną odskocznią od codziennej pracy. Pozwalają poznać swoich współpracowników od zupełnie innej strony, zawiązać z nimi bliższe relację, poprawić współpracę i zbudować wzajemne zrozumienie.

Latem warto opuścić salę konferencyjną, aby zasiąść na kocach i ławkach wśród przyrody i zwyczajnie porozmawiać ze sobą.

Imprezy plenerowe mogą przybrać różne formy. Na pikniki można wybrać się z rodziną, gdzie na najmłodszych czekają liczne atrakcje. Na trawie można ustawić dmuchańce dla dzieci lub duże pola gier dla dorosłych. Organizując konferencję w plenerze, warto wykorzystać przenośną scenę, na której będzie występował prelegent. Goście zaś mogą zająć miejsce na pufach, kocach, leżakach lub popularnych w ostatnim czasie ławkach wykonanych z drewnianych palet.

Świetnym sposobem na łączenie pracy z rozrywką jest zakończenie konferencji koncertem znanego zespołu lub muzyka. Imprezy plenerowe posiadają także swój styl podawania jedzenia. Najczęściej catering przyjmuję formę grilla lub ogniska. Można także ustawić w przestrzeni eventu stoliki z naturalnymi sokami lub owocami.

Wyjazd służbowy

Jeśli chcemy zaplanować coś spektakularnego, co zostanie zapamiętane na długie lata, idealnym rozwiązaniem jest wyjazd służbowy. Otoczenie szklanych wieżowców lepiej zamienić na morze lub góry. W najpiękniejszych i najbardziej turystycznych regionach Polski, nie brakuje ciekawych obiektów konferencyjnych, restauracji, hoteli i sal konferencyjnych na wynajem, w których można zarówno wypocząć, jak i skupić się na pracy.

Łączenie pracy i zabawy pozwala zorganizować konferencję latem, która stanie się wyjątkowym wspomnieniem dla wszystkich gości. 

Po spotkaniach biznesowych, można udać się na plażę, zorganizować pieszą wycieczkę, zwiedzać okolicę lub uprawiać sporty wodne.

Wspólny rejs statkiem po jeziorze, spływ kajakiem po rzece lub rajd rowerowy po leśnych ścieżkach sprawią, że goście poczują prawdziwy klimat lata. Aktywność połączona z kreatywnym sposobem prowadzenia spotkań, dobrze wpływają na efektywność pracy. Sala konferencyjna z malowniczym widokiem na morze to świetny pomysł, aby zorganizować konferencję latem.

Jak zorganizować konferencję latem?- wskazówki

Jeśli nie możemy zrealizować ani imprezy plenerowej, ani wyjazdu służbowego, wciąż pozostaje wiele możliwość, aby zorganizować konferencje latem w taki sposób, aby zapewnić uczestnikom pełen komfort pracy. Kluczowym punktem, podczas wynajmu sali konferencyjnej jest oczywiście klimatyzacja. Dobrej jakości sprzęt sprawi, że nawet największy upał nie będzie nam straszny.

Latem potrzeba także znacznie większych ilości wody, więc uczestnicy muszą mieć do niej stały dostęp. Podczas przerwy kawowej, można podać świeże owoce, soki, sałatki lub lekkie desery, które nie zepsują się pod wpływem temperatury. Dobrze, jeśli goście będą mogli zaczerpnąć świeżego powietrza w przerwie spotkania. Warto poszukać więc sali konferencyjnej, która posiada własny taras lub bezpośrednie wyjęcie do ogrodu.

O tym, jak zorganizować konferencję latem warto pomyśleć odpowiednio wcześniej. Musimy ocenić, czy nasza dotychczasowa sala konferencyjna lub biuro będą odpowiednie do pracy przy wysokich temperaturach. Jeśli mamy możliwość, dobrze jest wykorzystać okres letni, aby poprawiać relacje między pracownikami poprzez wyjazd służbowy lub imprezę plenerową. Czasem dobra zabawa i swobodna rozmowa mogą lepiej wpłynąć na atmosferę w firmie, niż nie jedno szkolenia czy coaching.

Leave a Comment