Association News - Krytyczne spojrzenie na proces przetargowy (RFP) stowarzyszeń

Association News - Krytyczne spojrzenie na proces przetargowy (RFP) stowarzyszeń

Przyszła pora na kolejny artykuł z cyklu Associations News. Najnowszy z nich koncentruje się wokół raportu wydanego przez Conferli.com. Opublikowany został on w lipcu tego roku i oparty jest na wynikach przeprowadzonej ankiety, dwóch sesjach okrągłego stołu UIA oraz dyskusji z międzynarodowymi stowarzyszeniami.

Owa ankieta wysłana została do bazy danych stowarzyszeń Conferli, Boardroom, UIA (Union of International Assocations) i ESAE (European Society of Association Executives). W praktyce aż 49 stowarzyszeń zdecydowało się udzielić odpowiedzi na zawarte w niej pytania. Poza tym badaniem, dokładnie 12 kwietnia 2022 roku miało miejsce spotkanie na Zoom, podczas którego przeprowadzona została dyskusja dotycząca procesów przetargowych z 10 międzynarodowymi stowarzyszeniami. Dodatkowo jednak Conferi zorganizowało jeszcze dwie sesje okrągłego stołu w UIA w Brukseli, dokładnie 20 maja 2022 roku, w których to wzięło udział około 35 stowarzyszeń. Oznacza to mniej więcej tyle, że badanie rynku stanowi kompilację tych trzech źródeł.

W raporcie wymienione zostały różnorodne określenia odnoszące się do procesu przetargowego stowarzyszeń. Skupiono się również na tym, jak prezentuje się sama procedura stosowana przez szereg organizacji, ponieważ nie istnieje jedna nomenklatura, która obowiązywałaby na całym świecie. Dodatkowo procesy decyzyjne związane z wyborem miejsca na kongresy różnią się między sobą.


W praktyce aż 55% osób biorących udział w badaniu stwierdziło, iż cały proces podejmowania decyzji w zakresie wyboru miejsca na kongres uległ największym zmianom podczas pandemii. Czynniki, które tej zmianie uległy, to przede wszystkim:

  • możliwości technologiczne i ich cena są teraz brane pod uwagę,
  • elastyczność dotycząca kontraktu jest koniecznością,
  • zdrowie i przepisy dotyczące bezpieczeństwa odgrywają bardzo ważną rolę,
  • wdrożona ocena ryzyka,
  • zwiększone znaczenie partnerstwa i silne zaangażowanie destynacji kandydującej.

Kolejną kwestią, która wynika z ankiet, są najważniejsze kryteria związane z wyborem destynacji. Obecnie brane są pod uwagę m.in.:

  • odległość do międzynarodowego lotniska,
  • koszt dla organizowanie imprezy,
  • koszt dla delegata,
  • szeroki wybór hoteli,
  • dostępny lokalny członek.

Nie jest żadną tajemnicą, iż zarówno czasy, jak i wymagania się zmieniają. O ile jeszcze nie tak dawno głównymi wymaganiami były logistyka eventów i dostępność, o tyle współcześnie decydujące się przede wszystkim koszty, dostępność, zrównoważony rozwój, dziedzictwo/pozytywny wpływ eventów czy DEI.

Na koniec warto dodać, że Conferli.com jest platformą łączącą organizatorów konferencji z miastami, krajami i obiektami. Raport jest do pobrania bezpłatnie z ich strony.

Autorką artykułów z cyklu Associations News niezmiennie jest Anna Górska, Doradca Zarządu Symposium Cracoviense, Członek Zarządu ICCA International Congress and Convention Association

Notatki prasowe

Notatki prasowe oraz informacje o wydarzeniach branżowych prosimy przesyłać na adres: [email protected]

Mogą Cię zainteresować

Obiekt na konferencje w woj. mazowieckim - Pałac Żelechów SPA & Wellness przy którym trudno przejść obojętnie!
Obiekt na konferencje w woj. mazowieckim - Pałac Żelechów SPA & Wellness przy którym trudno przejść obojętnie!

Pałac Żelechów SPA & Wellness to miejsce, które łączy w sobie luksus, historię i nowoczesność, oferując szeroką gamę usług i atrakcji. To doskonałe miejsce na organizację prestiżowych wydarzeń biznesowych, zapewniając komfortowe warunki i wyjątkową atmosferę.

Hotel 5-gwiazdkowy w Wiśle - Crystal Mountain z nowoczesnym centrum konferencyjnym!
Hotel 5-gwiazdkowy w Wiśle - Crystal Mountain z nowoczesnym centrum konferencyjnym!

Crystal Mountain w Wiśle to miejsce, które łączy luksus z funkcjonalnością, oferując najwyższy standard usług. Malownicze otoczenie, nowoczesne zaplecze konferencyjne, wyśmienita kuchnia oraz bogata oferta rekreacyjna sprawiają, że jest to idealne miejsce na organizację eventów.

Międzynarodowa konferencja krytycznych badaczy dziedzictwa odbędzie się w 2028 roku w Warszawie!
Międzynarodowa konferencja krytycznych badaczy dziedzictwa odbędzie się w 2028 roku w Warszawie!

W 2028 roku Uniwersytet Warszawski będzie gospodarzem prestiżowej konferencji ACHS, skupiającej badaczy dziedzictwa z całego świata. Po raz pierwszy to wydarzenie odbędzie się w Polsce, przyciągając około 600 delegatów!

Hotel 5-gwiazdkowy w Krakowie - Radisson Blu Hotel Kraków z nowoczesnymi salami konferencyjnymi!
Hotel 5-gwiazdkowy w Krakowie - Radisson Blu Hotel Kraków z nowoczesnymi salami konferencyjnymi!

Wybierając Radisson Blu Hotel Kraków na miejsce swojego wydarzenia, zapewniasz sobie i swoim gościom najwyższy standard usług, doskonałą lokalizację oraz pełne wsparcie w realizacji nawet najbardziej wymagających przedsięwzięć. Dowiedz się więcej!

Nosalowy Dwór Resort & SPA - konferencja w górach
Nosalowy Dwór Resort & SPA - konferencja w górach

Nosalowy Dwór Resort & SPA to wyjątkowy obiekt położony pośród niesamowitych Tatr. Ponad 2000 metrów kwadratowych powierzchni konferencyjnej oraz niesamowite udogodnienia na najwyższym poziomie czekają na klientów biznesowych. Sprawdź!

Archiwum

Agata
Event Concierge

Szukasz obiektu na wydarzenie?

Pomożemy bezpłatnie znaleźć idealne miejsce :) Napisz na [email protected] lub skorzystaj z formularza.

Chcę wysłać formularz