Organizujesz konferencję? Te wskazówki mogą Ci się przydać

I kolejna konferencja do zorganizowania, za chwilę jeszcze jedna. W jesiennym sezonie następne. Na zmianę z warsztatami, szkoleniami i prezentacjami produktu. Znasz to? Jeśli tak, to zapewne jesteś doświadczonym event managerem albo specjalistą ds. public relations. Doświadczenie się przydaje, łatwiej jednak wpaść w rutynę, wybierać miejsca, które znasz najlepiej. To oczywiście strategia, która przynosi dobre efekty, ale czasem warto podjąć ryzyko i zorganizować takie wydarzenie poza firmową salą konferencyjną czy hotelem.

A może to  Twoja pierwsza konferencja i nie wiesz od czego zacząć? Zacznij… od początku, czyli wybierz miejsce. 

Po pierwsze – miejsce!

Jest wiele czynników, które mają wpływ na to, czy ten konkretny obiekt sprawdzi się w przypadku Twojego wydarzenia. Liczba osób, charakter eventu, planowane przerwy kawowe, lunch, atrakcje dodatkowe, które można zapewnić uczestnikom.  

Konferencja nie musi być zorganizowana w miejscu „przezroczystym”.  Wpisz „sale konferencyjne Kraków” i w wynikach wyszukiwania pojawi ci się… browar. Jest pewne, że zaskoczysz swoich gości nietypową taką nietypową lokalizacją. 

„Wśród naszych klientów są agencje PR czy eventowe, firmy z branży IT, firmy produkcyjne – w zasadzie nie ma branży, która u nas spotkań nie organizowała. Zdarza się, że klienci na początku nie są przekonani do browaru jako miejsca organizacji wydarzeń, ale urok tego miejsca rozwiewa ich wątpliwości” – mówi Katarzyna Rodzaj, Event Manager z Browaru Lubicz https://browar-lubicz.com.pl/sale-konferencyjne.

Zadbaj o miejsce z dobrym dojazdem i pobliskim parkingiem. Postaraj się, żeby to był obiekt przystosowany do takich wydarzeń, jakie planujesz. Chyba, że Twoim żywiołem jest przygotowywanie wszystkiego od podstaw. Chyba jednak lepiej nie wyważać otwartych drzwi. 

Po drugie - wizja lokalna

Koniecznie odwiedź miejsce konferencji wcześniej. Nie zdawaj się tylko na zdjęcia z Internetu, bo te mogą okazać się nieaktualne. Postaraj się spotkać z osobą odpowiedzialną za organizację tego spotkania po stronie obiektu – to znakomita okazja, żeby rozwiać wątpliwości, zadać nurtujące Cię pytania. Manager obiektu z pewnością podsunie rozwiązania, które w tym obiekcie się sprawdzają i być może uda się je zastosować do Twojego wydarzenia.

Sprawdź trasę, jaką przejdą goście od wejścia do sali konferencyjnej. Zobacz, jak trafić do sali, w której będzie lunch. Czy przerwa kawowa będzie w sali konferencyjnej? Czy obiekt posiada wystarczającą liczbę toalet? Jak wyglądają krzesła i stoły? Tych pytań mogą być dziesiątki, dlatego zawsze warto mieć przygotowaną wcześniej listę, żeby sprawnie to sprawdzić.

Po trzecie – atrakcje 

Warto, aby w część merytoryczną spotkania wpleść element zaskoczenia, atrakcji, która sprawi, że konferencja wyjątkowo zapadnie w pamięć uczestnikom. Taką atrakcją może być konkurs z nagrodami, może być gra w podgrupach, a może być atrakcja dostępna na wyciągnięcie ręki w obiekcie, w którym organizujesz konferencję.

„Bardzo często dla naszych klientów organizujemy oprowadzanie po browarze i degustację piwa. Nasz piwowar ujawnia tajniki swojej pracy, pokazuje gościom miejsca w których piwo jest warzone, pomieszczenia, w których ono fermentuje i leżakuje.  Później goście kosztują kilku gatunków piwa w małych degustacyjnych kufelkach. Nasz browar to nie tylko restauracja i sale konferencyjne, Kraków jako miasto daje dużo więcej atrakcji, a my jesteśmy historycznym krakowskim browarem” – mówi Bartosz Ziółkowski Dyrektor Generalny z Browaru Lubicz https://browar-lubicz.com.pl/sale-konferencyjne.

Po czwarte –  tuż przed godziną „zero”

Jeśli jest taka możliwość przywieź (lub prześlij) część materiałów konferencyjnych wcześniej.  W dniu konferencji bądź na czas, sprawdź rzutniki, ekrany, mikrofony. Upewnij się, czy działa wifi, czy miejsce jest odpowiednio oznaczone. Przygotuj listę gości, identyfikatory, gadżety, sprawdź czy prelegenci czują się komfortowo.

Wszyscy na miejsca, głęboki wdech i… „Dzień dobry Państwu! Zaczynamy naszą konferencję!”.