Leonardo Hotels stawia na cyfryzację sprzedaży konferencji. Nowe rozwiązanie trafiło także do Polski

Segment MICE od lat należy do najbardziej wymagających obszarów działalności hotelowej. Organizatorzy konferencji, kongresów i wydarzeń firmowych oczekują nie tylko atrakcyjnej oferty, ale także szybkiej i sprawnej komunikacji. W odpowiedzi na te potrzeby Leonardo Hotels Central Europe wdrożyło platformę Proposales, która ma usprawnić proces przygotowywania ofert i obsługi zapytań.

Decyzja o wdrożeniu została poprzedzona pilotażem przeprowadzonym w kilku niemieckich hotelach sieci. Wyniki okazały się na tyle obiecujące, że rozwiązanie rozszerzono na wszystkie obiekty w Europie Centralnej. Efekty? Czas przygotowania ofert skrócił się o połowę, a liczba finalizowanych rezerwacji wzrosła o 12 procent.

Coraz więcej zapytań, coraz większe wymagania

Skala działalności Leonardo Hotels pokazuje, jak dużym wyzwaniem jest dziś sprawna obsługa rynku spotkań. Sieć dysponuje niemal 500 salami konferencyjnymi i każdego roku realizuje około 26 tysięcy wydarzeń. Każdego dnia do zespołów sprzedażowych trafiają setki nowych zapytań, z których zdecydowana większość pochodzi bezpośrednio od klientów.

Co ważne, współczesne zapytania coraz rzadziej dotyczą wyłącznie wynajmu sali czy rezerwacji pokoi. Organizatorzy oczekują kompleksowego wsparcia obejmującego także programy dodatkowe, działania promocyjne, elementy związane ze zrównoważonym rozwojem czy integrację różnych usług w ramach jednego wydarzenia.

„Coraz częściej zapytania obejmują nie tylko organizację wydarzenia, ale też programy towarzyszące, działania promocyjne czy elementy związane ze zrównoważonym rozwojem” - podkreśla Kamil Sawicki, Convention Sales Manager Leonardo Hotels Polska.

Koniec z wielostronicowymi ofertami

Przygotowanie oferty dla organizatora wydarzenia to proces wymagający zebrania wielu informacji dotyczących dostępności przestrzeni, zakwaterowania, usług gastronomicznych, warunków współpracy czy harmonogramu wydarzenia. Tradycyjnie dane te trafiały do rozbudowanych dokumentów, których przygotowanie było czasochłonne zarówno dla hotelu, jak i klienta.

Nowy system pozwala tworzyć przejrzyste, interaktywne oferty prezentowane w jednolitej formie. Organizatorzy mogą łatwiej zapoznać się z propozycją, a dodatkowe materiały wizualne, takie jak zdjęcia czy filmy prezentujące przestrzenie eventowe, pomagają szybciej podjąć decyzję.

Ważnym elementem platformy jest także możliwość bieżącej komunikacji i przekazywania informacji zwrotnych bez konieczności tworzenia kolejnych wersji dokumentów.

Jak zaznacza Natalia Wierońska, Head of Reservation Leonardo Hotels Polska, rozwiązanie wspiera budowę „bardziej dynamicznego, transparentnego i zorientowanego na klienta procesu sprzedaży”.

Korzyści z wdrożenia nie ograniczają się wyłącznie do skrócenia czasu przygotowywania ofert. System dostarcza również szczegółowych danych dotyczących procesu sprzedaży, pozwalając analizować m.in. czas reakcji na zapytania, skuteczność ofert czy najczęstsze przyczyny utraty potencjalnych klientów.

Dzięki temu zespoły mogą szybciej identyfikować obszary wymagające poprawy i skuteczniej reagować na zmieniające się potrzeby rynku.

Cyfryzacja jako kierunek rozwoju branży

Wdrożenie nowego rozwiązania jest częścią szerszej strategii rozwoju Leonardo Hotels Central Europe, której celem jest dalsza digitalizacja procesów sprzedażowych i operacyjnych. W kolejnych etapach planowana jest integracja platformy z innymi systemami wykorzystywanymi przez sieć, co pozwoli jeszcze bardziej usprawnić przepływ informacji pomiędzy działami.

Rosnące znaczenie technologii w branży hotelarskiej pokazuje, że przewagę konkurencyjną coraz częściej budują nie tylko nowoczesne obiekty czy atrakcyjne lokalizacje, ale również sprawność procesów i jakość doświadczeń oferowanych klientom już na etapie pierwszego kontaktu z hotelem.